エクセルの差し込み印刷の方法！初心者でもできる手順を紹介

エクセルで作成した住所録や顧客名簿などを使って、差し込み印刷ができれば宛名や住所の入力作業を省くことができるので便利です。

ただし、差し込み印刷を使ってはがきの宛名を印刷したい場合は、ワードや宛名印刷ソフトを活用したほうが操作しやすい場合もあります。

本記事では、エクセルを使って差し込み印刷をする3つの方法について解説しています。

初心者でも操作ができるようにわかりやすく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

差し込み印刷をする方法以外にも、エクセルの印刷に関する関連記事があります。

こちらの記事もぜひご覧ください。

エクセルで作成した書類を印刷する

エクセルの住所録を差し込み印刷する3つの方法

エクセルの住所を差し込み印刷する方法には、以下の3つがあります。

それぞれの方法についてもう少し詳しく解説します。

エクセルでテンプレートを作成してVLOOKUP関数で名前や住所を表示する

エクセルでテンプレートを作成して、VLOOKUP関数を使うと住所録や顧客名簿の名前や住所を表示することができます。

上記のように、別シートで作成した顧客名簿から封筒の宛名に表示できるので、封筒のテンプレートと顧客名簿を別々に保存しておくことも可能です。

エクセルだけで差し込み印刷したい場合は、VLOOKUP関数を活用した差し込み印刷が便利です。

エクセルで住所録を作成してワードの差し込み印刷で印刷

エクセルでは「差し込み印刷」という機能を使うことはできませんが、ワードの場合は差し込み印刷という機能を使うことができます。

エクセルの場合、文字を自由にレイアウトする機能がないため、郵便番号の枠のように印字位置が決まっている場所に文字や数字を合わせるのが困難です。

しかし、ワードの場合は、上記のようにはがきやラベルなどに既存の住所録を差し込んで印刷できる機能が元々備わっています。

ワードやエクセルなどのオフィスソフトがインストールされている場合は、エクセルで住所録を作成してワードの差し込み印刷を使って印刷する方法がおすすめです。

エクセルで作成した住所録を宛名印刷ソフトで読み込んで印刷

できるだけ簡単できれいに宛名印刷をしたい場合は、エクセルで作成した住所録を宛名印刷ソフトで読み込んで印刷する方法がおすすめです。

これは、インターネット上で無料で使用できるWeb版の「みんなの筆王」の画面です。

宛名印刷ソフトは、「郵便番号」、「住所」、「氏名」などをバランスよく配置してくれるだけではなく、郵便番号の数字なども比較的ずれずに印刷できるので、宛名印刷をしたい初心者の方におすすめです。

ただし、住所録の登録もインターネット上で行う必要があるため、個人情報の漏洩に不安がある場合は、製品版の購入をおすすめします。

差し込み印刷をするためのエクセルデータの作り方

差し込み印刷に使用するエクセルデータは、基本的には決まっているフォーマットはありません。

しかし、ワードや宛名印刷ソフトを使って差し込み印刷をする場合は、エクセルで作成した住所録をワードまたは宛名印刷ソフトの住所録のひな型にコピーするか、またはワードまたは宛名印刷ソフトの住所録のひな型を使ってエクセルで住所録を作成するのがおすすめです。

理由は、エクセルの住所録を印刷に使用するソフトに取り込んだあとに、印刷に使用するソフトの住所録のひな型の見出しとエクセルで作成した住所録の見出しを関連付けるという操作をしなければならないためです。

ワードや宛名印刷ソフトには、宛名印刷専用の住所録のひな型があります。

印刷に使用するソフトのひな型通りに住所録を作成しておけば、印刷に使用するソフトの住所録の見出しとエクセルの見出しを関連付ける必要がないので、宛名印刷をスムーズに行うことができます。

エクセルからエクセルに差し込み印刷をする場合

エクセルだけで差し込み印刷をする場合は、VLOOKUP関数を使います。

VLOOKUP関数(ブイルックアップ)は、表に入力した赤枠の数字と「Rの1」に入力した赤枠の数字が共通であることを利用して、表に入力されている住所や氏名を宛名に表示させることができる関数です。

今回は宛名の差し込み印刷にVLOOKUP関数を利用していますが、「納品書」、「請求書」、「商品管理」など幅広く使える関数なので、覚えておくと便利です。

エクセルからエクセルに差し込み印刷をする場合は、表の何列目にある文字を宛名に表示させるかを指定することができるので、住所録や名簿などの元になるデータは基本的には自由に作成しても問題はありません。

ただし、郵便番号もエクセルで印刷したい場合は、郵便番号の数字を1列ずつ入力しておく必要があります。

以下の例を参考にして、エクセルで住所録を作成してみてください。

住所録を作成する方法は、関連記事でも解説していますので参考にしてみてください。

ワードで差し込み印刷をする場合

ワードで差し込み印刷をする場合は、ワードの差し込み印刷の画面を起動すると作成される「Address20」にデータをコピーして住所録を作成します。

ワードの「はがき宛名面印刷ウィザード」とは、画面に従って操作を続けるだけではがきの宛名面が簡単にできる便利な機能です。

はがき宛名面印刷ウィザードの「終了です」の部分まで操作をすると、ドキュメントフォルダの「My Data Sources」というフォルダの中に「Address20」という名前の住所録のひな型が作成されます。

このひな型を使って新規で住所録を作成するか、または既存の住所録を「Address20」のエクセルファイルにコピーして作成します。

ワードの差し込み印刷用の住所録の作り方はこちらで詳しく解説していますので、この記事の手順を見ながら作成してみてください。

宛名印刷ソフトを利用する場合

宛名印刷ソフトを利用する場合も、基本的な操作はワードの差し込み印刷用の住所録の作り方とほとんど同じです。

宛名印刷用の住所録のひな型をダウンロードしてエクセルで作成した住所録をコピーするか、またはダウンロードしたひな型を使って新規で住所録を作成する方法があります。

今回はダウンロードしたひな型から新規で作成する手順で解説します。

こちらの手順は、web版の宛名印刷ソフト「みんなの筆王」の画面を使って解説しています。

エクセルで差し込み印刷を行う方法

エクセルで作成した住所録は、何を使って差し込み印刷をするかによって手順が異なります。

また、はがきの宛名印刷をしたいのか、請求書やラベル印刷をしたいのかによっても簡単に差し込み印刷をする方法が変わります。

郵便番号の枠が印刷されていない封筒や請求書、1枚ずつカットされていないラベル用紙に印刷する場合は、エクセルからエクセルに差し込み印刷をすることが可能です。

エクセルでもカットされているラベル用紙に印刷することは可能ですが、位置合わせが大変なので簡単に印刷したい場合はノーカットのラベルシールがおすすめです。

はがきの宛名面や1枚ずつカットされているラベルシールを使用する場合は、ワードの差し込み印刷が便利です。

web版で使用できる「みんなの筆王」は、はがきの宛名面または裏面は印刷できますが、ラベル印刷には対応していないので注意してください。

エクセルからエクセルに差し込み印刷で封筒に宛名印刷をする手順

エクセルからエクセルへ差し込み印刷をしたい場合は、エクセルでテンプレートを作成したあとに、VLOOKUP関数を使って必要なデータを差し込みします。

エクセルで長形3号のテンプレートを作成する

エクセルで「はがき」の宛名面に差し込み印刷をするのは位置合わせが大変なのであまりおすすめできませんが、郵便番号の枠が印字されていない封筒であればエクセルでも宛名印刷が可能です。

今回は、長形3号のテンプレートを作成して宛名印刷をする手順を紹介します。

長形3号のテンプレートを作成する方法はこちらの記事で詳しく解説していますので、こちらの記事を見ながら作成してみてください。

宛名に挿入されているテキストボックスの枠線は「枠線なし」に設定する必要がありますが、操作手順がわかりやすくなるように枠線がある状態の画像を使って解説しています。

エクセルの宛名面にVLOOKUP関数を挿入

長形3号の封筒のテンプレートの封筒の宛名部分に、顧客名簿の「郵便番号」、「氏名」、「住所」を表示するためのVLOOKUP関数を挿入していきましょう。

少し手順が多いので、1つずつゆっくり操作してみてください。

VLOOKUP関数の構文と使い方は、こちらで詳しく解説していますので参考にしてみてください。

宛名面のセルの書式を変更してスピンボタンを挿入する

宛名面の印刷がさらに便利になるように、「氏名」と「建物名」等が表示されるテキストボックスのセルの書式を変更します。

建物名に「0」が表示されないようにセルの書式設定から「表示形式」を変更

住所に建物名が含まれている場合は問題がないのですが、建物名がない住所を表示すると2列目の住所の枠に「0」が表示されてしまいます。

建物名や部屋番号がないデータを表示させた場合、上記のように左側の住所の枠に「0」が表示されてしまいます。

左側の住所の枠に「0」が表示されないように、セルの書式の表示形式を変更しておきましょう。

スピンボタンを作成する

検索値が入力されている「Sの2」の数字を削除して違う数字を入力すると、別のデータを表示することができますが、次のデータを表示したいときはその都度数字を変更する必要があります。

簡単に数字を変更して、次のデータを表示できるようにスピンボタンを作成してみましょう。

スピンボタンを作成する場合は、あらかじめ開発タブを表示させておいてください。

スピンボタンで次のデータを表示しながら印刷する

挿入したスピンボタンで必要なデータを表示させたあとに印刷の画面を表示して「印刷」ボタンを押すと、封筒に宛名を印刷することができます。

必要なデータを表示したら、Ctrl+Pを押して「印刷」の文字をクリックしてください。

この方法はVLOOKUP関数の検索値をスピンボタンで変更しているため、ページ指定を使った連続印刷はできません。
複数の封筒を印刷したい場合は、印刷が終わったらエクセルの画面に戻って次のデータを表示して、印刷の画面に戻って印刷をするという操作を繰り返してください。

エクセルで請求書の差し込み印刷をする方法

エクセルで請求書の差し込み印刷をする場合も、基本的な操作は封筒の宛名印刷と同じです。

「住所録または顧客名簿」、「請求書のテンプレート」をそれぞれ作成して、VLOOKUP関数を挿入して差し込み印刷を行います。

この記事では、操作方法をわかりやすくするために別のファイルに名簿等を作成せずに、請求書のテンプレートと同じシート内に元データを作成しています。

請求書のテンプレートを作成

はじめに請求書のテンプレートを作成します。

決まっているフォーマットはないので、レイアウト等は自由に作成してかまいません。

ただし、上記の画像の①～⑥の部分は、必ず入るように作成してください。

今回は、操作がわかりやすいように同じシート内に元データを作成していますが、封筒の宛名印刷と同様に別のシートやファイルに作成することも可能です。

VLOOKUP関数のおさらい

=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, 検索方法)

検索値：データを入力するセル(上記の請求書の場合は「P3」のセル)
範囲：元のデータが入力されている表の範囲を絶対参照で指定(上記の請求書の場合は「$M$12:$Q$14」を入力する)
列番号：表示させたいデータが入力されている列の位置(会社名は表の4列目にあるので「4」を入力)
検索方法：VLOOKUP関数では完全に一致しているデータを表示したいケースが多いので「0」を入力

元データから会社名と部署名を抽出するためのVLOOKUP関数を入力する

上記で作成したテンプレートに元データから会社名と部署名を抽出するために、VLOOKUP関数を挿入していきましょう。

請求先の会社名を入力する横書きのテキストボックスに数式を入力

請求書の会社名のテキストボックスに、「Pの3」に表示されている会社名が表示されるように数式を入力していきます。

• 会社名を表示するテキストボックスの枠をクリック
• 数式バーをクリックして「=P3」と入力して、Enterで確定する

テキストボックスの枠内をクリックしてしまうと、数式がそのまま表示されてしまいます。
数式を入力するときは、テキストボックスの枠をクリックしたあとに数式バーを使って数式を入力してください。

請求先の会社の部署名を入力する横書きのテキストボックスに数式を入力

続いて、請求書の部署名を表示したいテキストボックスにも数式を入力していきます。

• 部署名を表示するテキストボックスの枠をクリック
• 数式バーをクリックして「=Q3」と入力して、Enterで確定する

数式を入力すると、請求書に挿入したテキストボックスに会社名と部署名を表示することができます。

表示された会社名と部署名を確認して印刷する

「Mの3」のセルに元データと連動している検索値を入力すると、会社名と部署名が表示されます。

上記のように会社名と部署名が表示されたら印刷を実行します。

次のデータを印刷したい場合は、印刷画面からエクセルの画面に戻ってください。

検索値を変更すると次の会社名と部署名が表示されるので、請求先が変わっていることを確認したあとに次の印刷を実行してください。

エクセルのデータを差し込んでラベルを印刷する手順

エクセルからエクセルにデータを差し込んでラベル印刷をしたい場合は、1枚ずつカットされているラベルシールではなく、ノーカットのラベルシールがおすすめです。

ワードの場合は、ラベルシールのメーカー名と品番を選択すると自動的に選択したラベルサイズのテンプレートが表示されます。

しかし、エクセルの場合はラベルのメーカーや品番を指定してテンプレートを作成することができないので、使用するラベルシールのサイズに合わせたテンプレートを作成する必要があります。

ノーカットタイプのラベルシールは、A4サイズの大きさに合わせて好みのサイズの枠を作成して作ることができるので、印刷がずれてしまうことがありません。

操作を始める前にラベルシールの作成の手順を簡単に確認しておきましょう。

ラベルシールには大きさの種類が複数あるため、今回はノーカットのラベルシールの用紙を使用することを前提としたテンプレートの作り方と印刷手順で解説しています。

ラベルシールのテンプレートを作成

はじめにラベルシールのテンプレートを作成します。

1枚分のラベルシールのサイズは、ラベルシールを販売しているメーカーのサイト等で確認できるので参考にしてみてください。

ラベルシールのテンプレートのパーツにVLOOKUP関数を挿入

封筒の宛名印刷のときと同様に、作成したテンプレートのパーツ部分にVLOOKUP関数を挿入していきます。

これ以降の操作は封筒の宛名印刷の手順と同じなので、こちらも参考にしながら操作してみてください。

VLOOKUP関数の値が表示されているセルとラベルシールのテキストボックスをリンクさせる

VLOOKUP関数の値が表示されているセルとラベルシールのテキストボックスをリンクさせていきます。

テキストボックスに表示された文字の大きさがバラバラになってしまった場合や、文字のサイズやフォントの種類を変えたいときは、変更したいテキストボックスをすべて選択したあとに設定を変更してください。

選択したテキストボックスの設定をまとめて変更することができます。

表示された内容を確認して印刷する

すべてのラベルに別々の名前が表示されていることを確認したら、Ctrl+Pを押して印刷プレビュー画面を表示してください。

実際のラベル用紙に印刷する前に、念のためテスト印刷をしておくことをおすすめします。

エクセルとワードを組み合わせて差し込み印刷をする

ワードの差し込み印刷を使うと、「はがき」、「封筒」、「ラベル」などにエクセルで作成した名簿や住所録のデータを簡単に差し込みすることができます。

エクセルからエクセルに差し込み印刷をする場合は、あらかじめエクセルでテンプレートを作成する必要がありますが、ワードの場合はテンプレートを作成する必要がありません。

詳しい手順は関連記事で解説していますので、こちらの記事をご覧ください。

エクセルとワードを組み合わせて差し込み印刷する

有料の宛名印刷ソフトを利用してエクセルのデータを使って差し込み印刷をする方法

会社などで顧客や取引先に送付する宛名を印刷したい場合は、情報漏洩のリスクを避けるために有料の宛名印刷ソフトを利用するようにしてください。

使用するソフトによって画面は異なりますが、宛名印刷ソフトを使って住所録を作成する方法には大きくわけて以下の2通りの方法があります。

住所録に関するメニュー画面から「新規作成」をクリックすると、住所を入力する画面が表示されます。

このような画面が表示された場合は、この画面から住所を1件ずつ登録して住所録を作成していくことになります。

エクセルで作成した住所録を使用したい場合は、「住所録の読み込み」または「住所録のインポート」というメニューを使って住所録を作成する必要があります。

「住所録の読み込み」または「住所録のインポート」と書かれたメニューを使う必要があります。

これは、「みんなの筆王」で使用されている住所録のひな型です。

見出しを見ると、普段あまり使用することがない見出しが多く含まれていますね。

エクセルで作成した住所録を宛名印刷ソフトで使用したいときは、エクセルで作成した住所録を宛名印刷ソフトに読み込ませたあとに、宛名印刷ソフトのひな型にエクセルの住所録の見出しを関連付ける必要があります。

例えば、VLOOKUP関数を使って別の表から値を表示する場合、表の列番号を指定する必要がありますね。

それと同じように、宛名印刷ソフトの場合、自分の住所録の列に登録されている表の見出しを元にしてデータを表示させているため、宛名印刷ソフトの見出しに対してエクセルの表のどの見出しのデータを使うのかをあらかじめ設定しておく必要があります。

ただし、宛名印刷ソフトのすべての見出しを使用しなければいけないということではないので、使用しない見出しは空白にしておけば問題ありません。

使用するソフトによって画面が異なるため、宛名ソフトの住所録の見出しにエクセルの住所録の見出しを関連付ける方法や宛名面をデザインする詳しい操作方法は、使用しているソフトの説明書をご覧ください。

エクセルの差し込み印刷で反映されない場合の対処法

エクセルからエクセルに差し込み印刷しているケースで結果が反映されない場合、以下のような原因が考えられます。

それぞれの対処法を解説していきます。

元の表のデータを修正したあとに保存していない

エクセルからエクセルに差し込み印刷やエクセルからワードへ差し込み印刷の操作中に、元データの修正を行った場合は修正した状態のデータを保存する必要があります。

データが保存されていなかった場合は、結果に反映されません。

元のデータを保存したあとに、もう一度データの差し込み印刷の操作を行い、データが反映されるか確認してみましょう。

元の表の選択範囲がずれている

VLOOKUP関数を使ってエクセルからエクセルに差し込み印刷をしている場合、指定した元の表の選択範囲がずれていると、データがうまく反映されません。

表の選択範囲に誤りがあった場合は正しい範囲に修正して、結果が正しく表示されるか確認してみてください。

指定した列番号が間違っている

VLOOKUP関数を使って元の表を参照している場合、指定した列番号が間違っていると別のデータが表示されたり、何も表示されなかったりする場合があります。

挿入した計算式に指定した列番号と表の列の位置を比較して、列番号が間違っていないか確認してみましょう。

表の1行目に見出しが作成されていない

エクセルで作成したデータをワードで差し込み印刷する場合、表の1行目に見出しが作成されていないとデータがうまく反映されないことがあります。

エクセルのデータをワードや宛名印刷ソフトを使って差し込み印刷をする場合は、表の1行目に必ず見出しを作成しておきましょう。

エクセルの一時的な不具合を起こしている

差し込み印刷の手順や設定に誤りがないのにデータが反映されない場合は、エクセルが一時的に不具合を起こしている可能性があります。

入力されている数式や差し込み印刷の手順に間違いがなかった場合は、現在の状態を保存したあとにエクセルまたはワードを再起動してみてください。

エクセルやワードを再起動することで不具合が解消され、データが反映されることがあります。

差し込み印刷をできるだけ簡単に行うためのコツとポイント

エクセルで作成したデータは、「エクセルからエクセル」、エクセルのデータを「ワードや宛名印刷ソフト」に取り込んで差し込み印刷をすることができます。

請求書や案内状など、データの一部に顧客名簿や住所録を差し込む場合は、エクセルを使用してもそれほど手間や時間はかかりません。

しかし、はがきや封筒の宛名面やラベルシールに印刷したい場合は、ワードの差し込み印刷や宛名印刷ソフト、ラベル印刷ソフトなどを活用することがおすすめです。

差し込み印刷を時間をかけずにできるだけ簡単に行うためのコツとポイントを紹介します。

住所録の作成のみをエクセルで行い、印刷はワードや宛名印刷ソフトを使う

はがきや封筒、ラベルにエクセルのデータを使って印刷をしたい場合、住所録や名簿の作成のみをエクセルで行い、印刷はワードや宛名印刷ソフトを使うのが一般的な方法です。

エクセルの場合、ワードなど文書を作成するためのソフトとは異なり、文字を自由にレイアウトする機能がありません。

そのため、郵便番号の枠やカットされているラベルシールのように、印字の位置を調整しなければいけない印刷にはあまり適していません。

また、宛名印刷ソフトやラベル印刷ソフトは、宛名やラベルを印刷するために作られているため、印字の位置がずれにくいという特徴があります。

できるだけ簡単に印刷をしたい場合は、データの作成はエクセルで、印刷はワードや専用のソフトを使用してみてください。

テンプレートを活用する

エクセルやワードなどのマイクロソフト社の製品のソフトでは、豊富なテンプレートを無料で使うことが可能です。

白紙の状態から住所録や名簿を作成するよりもテンプレートを使って使いやすいように編集を加えたほうが、必要な書類を短時間で作成することができるので、テンプレートをうまく活用してみましょう。

住所録を整理する

既存の住所録や名簿を使って差し込み印刷をする場合は、元のデータの複製を作成してデータを整理しておくと、効率よく作業を進めることができます。

例えば上の段の表のように不要な見出しが含まれていると、必要なデータの列が離れているため、列番号の位置の確認に時間がかかってしまうことがあります。

しかし、下の段のように必要な情報だけ表示されるようにデータを整理しておくと、必要な列番号をすぐに確認できますね。

また、複製を作成しておくことで、誤って原本を書き換えてしまう心配もありません。

差し込み印刷の操作を行う前は、データの整理をしておくことをおすすめします。

印刷プレビューだけで確認せずにテスト印刷を実行する

郵便番号の枠やカットされているラベルシールなど印字位置が決まっている用紙に印刷するときは、印刷プレビューだけで確認せずに、テスト印刷を実行するようにしてください。

印刷プレビューはあくまでも印刷のイメージが確認できる機能なので、必ずしもプレビュー通りに印刷されるとは限りません。

特にはがきや封筒、ラベル用紙に印刷する場合は、印刷を失敗すると無駄なコストがかかってしまうことがあります。

テスト印刷をして印字の位置を確認したあとに、はがきや封筒などに印刷するようにしてください。

エクセルの差し込み印刷に関するQ＆A

エクセルだけで差し込み印刷をすることはできますか？

請求書や納品書、案内状など、書類の一部分に差し込み印刷をする場合は、エクセルからエクセルに差し込み印刷しても特に問題はありません。

しかし、はがきや封筒、ラベルなどに差し込み印刷をしたい場合は、エクセルでデータを作成して、印刷はワードや宛名印刷ソフトなどを使ったほうが簡単に印刷できるので、エクセルと違うソフトと組み合わせて印刷する方法がおすすめです。

エクセルで連続して印刷できないのはなぜですか？

エクセルには、ワードのような差し込み印刷という機能はありません。

そのため、エクセルで差し込み印刷をする場合は、関数を活用して他のデータを参照して必要なデータを表示させることが多いです。

VLOOKUP関数を使っている場合、「検索値」を変更することで次のデータが表示されるので、印刷が終わったら、エクセルの画面に戻り、1枚ずつ印刷する必要があります。

エクセルの差し込み印刷とは何ですか？

エクセルで作成した名簿や住所録のデータの必要な部分だけを表示させて、はがきや封筒の宛名面やラベルなどの印刷を行うことを「差し込み印刷」といいます。

差し込み印刷はワードや宛名印刷ソフトもうまく活用してみよう！

エクセルで差し込み印刷をする場合は、印刷する用紙に合わせてテンプレートを作る必要があります。

効率的に差し込み印刷をしたい場合はデータの作成はエクセルで、差し込み印刷はワードや宛名印刷ソフトを使用するのがおすすめです。

エクセルだけで印刷したい場合は、データを差し込む方法だけではなく、テンプレートの作り方を紹介していますので、参考にしてみてください。

最後にエクセルのデータを使って差し込み印刷を行う3つの方法をおさらいしておきましょう。

エクセルだけで差し込み印刷をする場合、テンプレートの作成に時間がかかってしまうことがあります。

差し込み印刷を行う場合は、ワードの差し込み印刷や宛名印刷ソフトをうまく活用してみてください。

差し込み印刷以外にも、エクセルの印刷に関する関連記事があります。

こちらの記事もおすすめです。

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