エクセルで年賀状の宛名印刷を最短・簡単に行う方法を解説！

住所録はエクセルで作成するケースが多いので、年賀状の宛名印刷をエクセルで印刷できれば便利だなと思ったことはありませんか。

しかし、エクセルにはワードのように文字の位置を微妙に修正できる機能がありません。

そのため、住所録はエクセルで作成して印刷はワードで行う方法がおすすめです。

今回は、エクセルで住所録を作成して、ワードを使って印刷する方法を紹介します。

テンプレートを活用して簡単に住所録を作成する方法も紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

エクセルとワードを組み合わせて差し込み印刷をする手順を解説した関連記事があります。

こちらの記事もぜひ参考にしてみてください。

エクセルで年賀状の宛名印刷をする前に必要なデータを準備する

エクセルで年賀状の宛名印刷を最速かつ簡単に行うために、あらかじめ以下のデータを準備しておきましょう。

上記のデータの内容をもう少し詳しく解説していきます。

エクセルで作成した住所録

宛名面の印刷はワードで実行しますが、住所録はエクセルで作成します。

取引先や顧客名簿がすでに作成されている場合は、作成済みの名簿を使って加工すれば時間をかけずに住所録を作成できるので便利です。

新規で住所録を作成する場合は、特に決まったレイアウトはないので自由に作成して問題ありません。

宛名印刷を目的に住所録を作成する場合は、上記のように「氏名」、「郵便番号」、「住所」、「建物名や部屋番号」など、郵便物の発送に必要な情報のみがあれば、宛名印刷が可能です。

はがきの場合はエクセルで宛名面の印刷は難しいのですが、郵便番号の枠が印刷されていない封筒であればエクセルでも宛名印刷ができるので、「No.」を入力しておくとデータの管理がしやすくなるのでおすすめです。

取引先など会社宛ての住所録を作成する場合は、「会社名」、「担当者名」、「担当者が所属している部署名」、「電話番号」などを入力しておくと、取引先の連絡先を知りたいときなどにも使用することができます。

個人宛の住所録を作成するのであれば、「連名にする方の名前」、「昨年も出した、または昨年は出していない」、「喪中」などの項目を入れておくと、今年の年賀状を誰に出したらよいかがわかりやすくなります。

ワードの宛名印刷ウィザードを使って作成した年賀状用の住所録のひな型

ワードの「宛名印刷ウィザード」という機能を使うと、宛名印刷用の住所録のひな型を作成することができます。

宛名印刷ソフトを使って新規で宛名面のデザインを作成したり、住所や名前に使用するフォントのサイズや種類、連名の有無などを変更したりすると、宛名面に使用している住所録の保存に関するメッセージが表示されます。

これは、宛名面のデザインと住所録がセットで保存されているためです。

宛名面のデザインは、住所録と連動して保存されているので、保存した宛名面のデザインを開くと連動している住所録のデータが自動的に選択され、住所や名前を画面に表示することができます。

ワードの「はがき宛名面印刷ウィザード」も宛名印刷ソフトと同じように、宛名面のデザインと連動する住所録が必要になるので、宛名面のデザインを作成するとそのデザインに使用する住所録が自動で生成されるようになっています。

「はがき宛名面印刷ウィザード」で生成された住所録のひな型を使って年賀状用に住所録を加工しておくと、宛名面の印刷作業が楽になるので、あらかじめ住所録のひな型を準備しておきましょう。

年賀状用に加工した住所録

既存のデータから住所録を作成する場合、「住所」、「氏名」、「郵便番号」以外に、「電話番号」や「電子メールアドレス」など宛名に必要がないデータが入力されている場合があります。

必要な部分だけをコピーして使うこともできますが、不要なデータを削除しておくと作業がしやすくなるので、必要に応じて年賀状用に住所録の加工を行ってみてください。

また、前述で解説したように、ワードで作成した住所録のひな型を使って年賀状の宛名印刷用に住所録を加工しておくと、宛名印刷の作業が簡単になり、作業効率アップにつながります。

エクセルで住所録を作成する3つの方法

エクセルで住所録を作成する方法には、以下の3つがあります。

それぞれの手順について解説していきます。

白紙の状態から新規で住所録を作成する

白紙の状態から新規で住所録を作成する場合は、住所録に入れたい項目の見出しを作成して必要事項を入力していきます。

新規で作成する手順を解説していますが、あくまでも作成例なのでまったく同じように作成する必要はありません。

住所録のテンプレートを活用

マイクロソフト社では、エクセルやワードなどで無料で使えるテンプレートが豊富に用意されています。

テンプレートを活用すると、白紙の状態から作るよりも早くて簡単に見栄えの良い住所録が作成できるので便利です。

マイクロソフト社の無料で使えるテンプレートを使って、住所録を作成してみましょう。

参考

必要なデータを入力すると、上記のような感じになります。

不要な項目があった場合は空欄のままにしておくか、必要のない見出しの列全体を選択して削除してもかまいません。

既存の住所録を使用する

既存の住所録を使用する場合は、宛名印刷用に住所録を加工する際に誤って現在の内容を変更してしまわないように、現在の住所録の複製を作成しておきましょう。

複製を作成する方法はいくつかありますが、以下のいずれかの方法で保存するのがおすすめです。

同じフォルダ内に保存する場合、複製ファイルは原本と同じファイル名を付けることができません。

複製したファイルを保存する場合は、ファイル名を変更するか、または別のフォルダに保存するようにしてください。

ワードの「宛名印刷ウィザード」を使って宛名印刷用の住所録のひな型を作成してみよう

前述で解説したように、ワードの宛名印刷ウィザードを使うと宛名面を印刷するために必要な住所録のファイルが自動生成されます。

ワードの「はがき宛名面印刷ウィザード」を使って、宛名印刷用の住所録のひな型を作成してみましょう。

「はがき宛名面ウィザード」では宛名面のデザインファイルも作成されますが、住所録のひな型を作成するのが目的なので、今回はワードの宛名面のデザインファイルは保存しない手順で解説していきます。

「はがき宛名面印刷ウィザード」から新規ではがきの宛名面を作成すれば、はがきの種類や差出人の情報を変えても住所録の内容を反映できるので便利です。
はがきの種類や差出人の情報を変更する手順は、エクセルとワードを組み合わせて差し込み印刷をする手順で詳しく解説しています。

住所録のひな型を使ってエクセルで作成した住所録を年賀状用に加工する手順

「はがき宛名面印刷ウィザード」で自動生成された住所録に、エクセルで作成した住所録のデータをコピー＆貼り付けして、年賀状用に加工していきましょう。

ワードの「はがき宛名面印刷ウィザード」で作成した住所録のひな型を開く

ワードの「はがき宛名面印刷ウィザード」で自動生成された住所録のベースを開きましょう。

年賀状用に加工した住所録を「Address20」の住所録のひな型にコピーする

先ほど開いた「Address20」のファイルにエクセルで作成した住所録のデータをコピー＆貼り付けしていきます。

エクセルの住所録を使って年賀状の宛名を最短で印刷するならワードがおすすめ！

ワードには、「差し込み印刷」という機能があります。

エクセルの住所録を使って年賀状の宛名を最短で印刷したい場合、ワードの「差し込み印刷」がおすすめです。

これは、ワードの差し込み機能を使って、年賀状の宛名面にエクセルで作成した住所録から「郵便番号」、「住所」、「氏名」を表示させた画像です。

ワードの画面に年賀状のイラストが表示されていますが、背景に表示されている年賀状の画像は印刷されません。

エクセルにはワードのように印刷されないはがきの背景を表示させる機能がないため、できるだけ簡単に宛名印刷をしたい場合は、ワードの差し込み印刷を使ったほうが便利です。

ワードを使って年賀状の宛名印刷をする手順

ワードで年賀状の宛名印刷をする場合は、ワードの「はがき宛名面ウィザード」を起動して新規で宛名面のデザインを作成し、宛名印刷用に保存した「Address20」のファイルと関連付ける方法がわかりやすいので初心者の方におすすめです。

新規で作成した年賀状の宛名面のデザインに住所録を関連付ける手順を解説していきます。

エクセルで宛名印刷をしないほうがいい理由

エクセルで宛名印刷をしないほうが良い理由として、主に以下の2つのことが挙げられます。

それぞれについて、もう少し詳しく解説していきます。

エクセルには「はがき」のデザインを背景にして文字だけを印刷する機能がない

エクセルには、ワードのように「はがき」のデザインを背景に挿入して、文字だけを印刷するという機能がありません。

ワードの場合は、画面の背景に印刷されないはがきの画像が表示されるので、はがきの画像を目安に文字の位置やバランスを調整することが可能です。

しかし、エクセルの場合、上記のように用紙サイズを「はがき」に変更しても、真っ白な状態になってしまうため、この状態で文字を入力してもはがきのどの位置に文字が印刷されるのかは印刷してみないとわかりません。

エクセルは、はがきの宛名面の印刷には適していないので、ワードの差し込み印刷や宛名印刷ソフトを使ったほうが、簡単です。

文字の微妙な位置の調整が難しい

郵便番号の枠のような印刷位置が決まっているはがきに文字を印刷する場合、枠の中に数字がきれいにおさまるように印刷するためには、微妙な文字の位置の調整が必要です。

エクセルは文章を作成するためのソフトではないため、はがきの宛名面のデザインに使用されているテキストボックスのような図形を挿入すると、画面の表示と印刷結果にずれが生じることがあります。

印刷位置が決まっているはがきに印刷する場合、試し印刷をしながら画面と印刷のずれを調整しなければいけないため、エクセルの操作に慣れている人であったとしても微妙な文字の位置の調整はかなり大変です。

エクセルでの印刷にこだわると、時間だけではなく、用紙やインクも無駄に消耗してしまいます。

宛名面の印刷は、ワードの差し込み印刷または宛名印刷ソフトを活用することをおすすめします。

裏面のデザインはエクセルでも作成できるがワードで作るのがおすすめ！

宛名面の印刷にはエクセルは適していませんが、裏面のデザインであればエクセルでも作成することができます。

ただし、無料で利用できるテンプレートの多くは、ワードやパワーポイント形式で保存されているため、効率的に「はがき」を印刷したい場合は、裏面もワードで作成するのがおすすめです。

これは、マイクロソフト社が提供している無料で使える年賀状用のテンプレートの画面です。

上記の画像からもわかるように、こちらのテンプレートはワード形式でダウンロードされます。

これは、先ほどダウンロードしたテンプレートをワードで開いた画像です。

ワード用に作成されたテンプレートは、ワードでファイルを開いて中に入力されている文字を変更するだけで、すぐに印刷することが可能です。

裏面のデザインはエクセルでも作成することはできますが、エクセルで作成する場合はテンプレートをそのまま使うことができないので、簡単に年賀状を印刷したい場合はワードを活用してみてください。

エクセルの年賀状の宛名印刷に関するQ＆A

年賀状の宛名を印刷する方法を教えてください。

年賀状の宛名を簡単に印刷したい場合は、宛名印刷ソフトを購入して印刷すると郵便番号などもきれいに枠内に入れて印刷ができるのでおすすめです。

宛名印刷ソフトを持っていない場合は、ワードの差し込み印刷を使うこともできます。

エクセルで年賀状の宛名印刷はできますか？

エクセルは、文字の印刷位置が決まっているはがきの宛名面の印刷には適していません。

特に郵便番号の数字は、印字されている郵便番号の枠にきれいに収まるように印刷する必要がありますが、エクセルで微妙な文字の印刷位置を調整するのは非常に困難です。

年賀状の宛名を印刷したい場合は、宛名印刷ソフトを利用するか、またはワードの差し込み印刷を活用してみてください。

エクセルの住所録からはがき印刷するにはどうしたらいいですか？

エクセルの住所録からはがきに宛名を印刷したい場合は、宛名印刷がスムーズにできるように宛名印刷用に住所録を加工したあとに、ワードの差し込み印刷を使って印刷する方法がおすすめです。

エクセルで住所録を加工する方法と、ワードの差し込み印刷を使って宛名を印刷する手順は、本文で解説していますので参考にしてみてください。
ワードで差し込み印刷をする方法は、姉妹サイトのワードドクターでも紹介しています。

宛名印刷はエクセルで住所録を作成してワードで印刷が便利！

年賀状の宛名印刷は、エクセルで住所録を作成してワードで印刷する方法がおすすめです。

ワードで宛名印刷をする前に、宛名印刷用に住所録を加工しておくと、スムーズに印刷ができます。

住所録を加工する方法は、本文で詳しく解説していますので参考にしてみてください。

最後に、エクセルの住所録を使ってワードで宛名印刷する流れをおさらいしておきましょう。

エクセルで住所録を作成した場合、エクセルを使って宛名印刷をしたくなりますが、はがきのように文字を印字する位置が決まっている宛名印刷には適していません。

はがきの宛名面の印刷は、宛名印刷に適しているワードの差し込み印刷や宛名印刷ソフトをうまく活用してみてください。

エクセルとワードを組み合わせて差し込み印刷をする手順を解説した関連記事があります。

こちらの記事もぜひご覧ください。