エクセルデータを利用したラベル印刷はワードで効率化しよう

エクセルで作成した住所録を使ってラベルを印刷したい場合は、ワードの差し込み印刷がおすすめです。

ワードには差し込み印刷の機能が搭載されているため、宛名印刷に使用したい住所録を指定するだけで、簡単にラベル印刷をすることが可能です。

エクセルだけでラベル印刷をする方法を解説している関連記事もありますので、こちらも参考にしてみてください。

エクセルからエクセルへ差し込み印刷する方法

エクセルの住所録を使ってワードでラベル印刷をする前の準備

エクセルの住所録を使ってワードでラベル印刷をする前に、以下の3つを準備しておきましょう。

あらかじめ準備をしておくことで、スムーズにラベル印刷ができます。

それぞれの手順と操作方法を詳しく解説していきます。

エクセルで作成した住所録を宛名印刷用に加工する

はじめに、エクセルで作成した住所録を宛名印刷用に加工しておきましょう。

これは、最初に作成した住所録の原本とラベル印刷用に加工した住所録を比較したものです。

住所録の原本には、「表のタイトル」、宛名印刷に関係がない「フリガナ」や「電話番号」などが含まれています。

ラベルに住所録を差し込む場合、1行目に「仕入先一覧」のような表のタイトルなどが入力されていると、データを差し込むときに「フィールド名」が正しく表示されません。

差し込み印刷に使用する住所録は、上記の画像のように1行目が表の見出しになるように修正しておくのが大事なポイントです。

ワードのひな形とは、「はがき宛名面印刷ウィザード」の機能を使ったときに自動で生成されるエクセルファイルです。

ワードの住所録の見出しに合わせて作成済みのエクセルの住所録のデータをコピー＆貼り付けするだけなので、何を基準に加工したらよいかよくわからない人はこちらの方法を試してみてください。

ワードのひな形を作成する方法と、ラベル印刷用にエクセルの住所録を加工する方法は、関連記事で詳しく解説しています。

ワードでラベル印刷する手順を確認しておく

普段、ワードよりもエクセルのほうが使う頻度が高いという人は、ラベル印刷の操作を始める前に、簡単にラベル印刷の手順を確認しておくことをおすすめします。

これは、ラベル作成に使用するワードの画面です。

エクセルの画面に慣れていると、ワードの画面の使い方に戸惑ってしまうことがあります。

操作を始める前に、簡単にワードの画面で行う操作の流れを確認しておきましょう。

印刷に使用するラベル用紙のメーカー名と型名を確認しておく

ラベル印刷の操作を始める前に、印刷に使用するラベル用紙のメーカー名と型名を確認しておきましょう。

ワードでラベルを作成する場合、上記のようにラベルのメーカー名と型名を指定する箇所があります。

製品番号の一覧の中に該当の型名があった場合は、この中から使用するラベル用紙の型名を指定してからラベルの宛名面を作成します。

ラベル作成をスムーズに進めるために、あらかじめ印刷に使用するラベル用紙の型名を確認しておきましょう。

上記の製品番号の中にないラベル用紙を使用している場合は、「サイズの詳細」を選択して、ラベル用紙の外装に記載されているサイズからラベル用の枠を作成できます。

エクセルからワードの差し込み印刷の機能を使ってラベル印刷をする手順

エクセルのデータからワードの差し込み印刷の機能を使ってラベル印刷する手順を解説していきます。

差し込み印刷の機能以外のワードの操作は、姉妹サイト：ワードドクターで紹介していますので、こちらもぜひ参考にしてみてください。

エクセルの住所録の加工する

ワードで作成したラベルの枠の中に宛名を印刷するために、住所録を加工します。

住所録の作成方法がわからない場合は、ワードの宛名印刷用のひな形を使って新規で作成する方法がおすすめです。

しかし、すでに作成した住所録がある場合は、既存の住所録を宛名印刷用に加工しておきましょう。

ラベル印刷用に加工する場所は、以下の2箇所です。

例えば、上記の画像のようにデータの1行目に表のタイトルが入力されていたとします。

このような場合は、表のタイトルが入力されている1行目の列番号を選択して、行全体を削除してください。

「電話番号」や「備考欄」などラベル印刷に関係がないデータがあった場合は、不要なデータの列番号を選択して列全体を削除しておきましょう。

注意！

データの加工は、必ず原本をコピーしてから操作するようにしてください。

使用するラベル用紙を指定して枠を表示する

印刷に使用するラベル用紙のメーカー名と型名を選択して、ワードの画面にラベルの枠を表示します。

加工した住所録を選択する手順

ラベルの枠内にエクセルの住所録のデータを表示するために、「宛先の選択」からラベルに使用する住所録を指定します。

ラベルの枠内に差し込みフィールドを挿入

1枚目のラベルの枠に、差し込みフィールドを挿入していきます。

差し込みフィールドを挿入すると、「《郵便番号》」、「《住所 1》」のような文字が表示されます。

「郵便番号」、「住所」、「氏名」、「敬称」などラベルに必要なすべてのフィールドを挿入したあとに、「結果のプレビュー」をクリックするとエクセルの住所録に入力した文字が表示されます。

差し込みフィールドを挿入する方法とすべてのラベルにデータを反映させる方法は、姉妹サイト：ワードドクターの記事で詳しく解説していますので、こちらの記事を参考にしてみてください。

すべてのラベルにエクセルの住所録を反映させると、上記のような形になります。

レイアウト等に問題がないことを確認したら、ワードの画面から印刷を実行します。

作成したラベルを印刷する方法と印刷設定を変更する手順

ラベル用紙にデータを印刷する場合、家庭用でも使われるインクジェットプリンターの場合は「後トレイ」、会社などで使われる大型のビジネスプリンターの場合は、「手差し印刷用のトレイ」を選択して印刷する必要があります。

「後トレイ」や「手差し印刷用のトレイ」の使用方法は、使用しているプリンターの機種によって異なるため、プリンターの取扱説明書等で確認してください。

本記事では、Canon TS8430のプリンターの画面を使って解説しています。
Canon以外のプリンターを使用している場合は、プリンターのメーカーのサイトや取扱説明書を参考にしてみてください。

印刷トレイの位置を変更する

プリンターのプロパティから印刷に使用する「トレイ」の位置を変更します。

Ctrl+Pを押して、印刷画面を表示しておいてください。

給紙方法でカセットの位置を「後トレイ」に変更すると、手差し印刷が可能になります。

印刷するラベル用紙の設定に合わせて「印刷品質」を変更する

ラベル用紙のパッケージに、メーカーが推奨している印刷品質が表記されています。

推奨されている印刷品質に変更することでラベルがきれいに印刷できるので、ラベル用紙のメーカーが推奨している印刷品質に変更しておきましょう。

「クイック設定」のタブまたは「基本設定」のタブの中に、「印刷品質」という項目があります。

ラベル用紙のパッケージに書かれている印刷設定の内容を確認して、「きれい」または「標準」を選択してください。

テスト印刷をしたあとにラベル用紙に印刷する

ラベル用紙の場合、「はがき」の印刷とは異なり、文字の印刷位置が多少ずれてしまってもラベルの枠の中に文字が印字されれば特に問題はありません。

しかし、ラベルのふちに近い場所に文字が印字されてしまうとバランスが悪くなってしまうことがあるため、ラベル用紙に印刷する前にテスト印刷を行うことをおすすめします。

また、手差し印刷の場合、用紙の横幅に対して「用紙ガイド」の位置が合っていないと、ラベル用紙が斜めになった状態で送られてしまうことがあります。

手差し印刷をする場合は、「用紙ガイド」の位置に注意するようにしてください。

エクセルにはラベル印刷ウィザードの機能がないので注意する

今回は、「差し込み文書」タブにある「差し込み印刷の開始」から「ラベル」を選択してラベルを作成する手順を解説しましたが、ワードの場合は「差し込み印刷ウィザード」を使ってラベルを作成することもできます。

「差し込み印刷の開始」をクリックしたあとに「差し込み印刷ウィザード」をクリックすると、下記のような「差し込み印刷ウィザード」の画面が表示されます。

「差し込み印刷の開始」から「差し込み印刷ウィザード」を選択すると、「差し込み印刷の開始」から「ラベル」を選択したときとは画面の表示内容が少し違います。

「差し込み印刷の開始」から「ラベル」を選択した場合は、ラベルの型名を選ぶとラベルの枠がすぐに表示されますが、「差し込み印刷ウィザード」を選択した場合は、画面のメッセージに従って「文書の種類」、「ひな形」などを選択していく必要があります。

新規でラベルを作成する場合は、「ラベル」を選択したほうがわかりやすいですが、保存されているラベルのひな形を活用したい場合は「差し込み印刷ウィザード」を使用してください。

一方、現在使用されているエクセルの画面には「差し込み文書」というタブはありません。

2013年以前のエクセルには「ラベル印刷ウィザード」というアドインがあったため、アドインを追加することで「ラベル印刷ウィザード」を利用することが可能でした。

しかし、現在は「ラベル印刷ウィザード」のアドインが廃止になったため、利用することができなくなっています。

「ラベル印刷ウィザード」を使用しなくてもエクセルだけでラベルを作成することは可能ですが、ラベル用のテンプレートを作成したり、関数や数式を挿入したりする必要があるため、時間と手間がかかります。

そのため、エクセル初心者の場合はワードの差し込み印刷を使ってラベル印刷したほうが作業時間の短縮につながります。

エクセルだけでラベルを作成する方法を知りたい場合は、関連記事で解説していますのでこちらの記事を参考にしてみてください。

エクセルの住所録を使ってワードでラベル印刷に関するQ＆A

エクセルのラベル印刷ウィザードがないのですが、どこにありますか？

2013年以前のエクセルには、「ラベル印刷ウィザード」というアドインを使うことができたため、アドインを追加することで「ラベル印刷ウィザード」を使用することができました。

しかし、現在は「ラベル印刷ウィザード」のアドインが廃止されたため、使用できなくなっています。

「ラベル印刷ウィザード」を使ってラベルを作成したい場合は、ワードの「差し込み印刷ウィザード」を利用してください。

エクセルでラベルを印刷したいのですが、どうしたらいいですか？

エクセルからエクセルにデータを差し込んでラベルを印刷したい場合は、印刷に使用するラベルのサイズを調べて、図形などを使ってテンプレートを作成する必要があります。

できるだけ簡単にラベルを印刷したい場合は、住所録はエクセルで作成して、印刷はワードで行う方法がおすすめです。

エクセルの住所録を差し込んでワードでラベルを作成する詳しい手順は、本文を参考にしてみてください。

ワードのラベルの枠を表示する方法を教えてください。

ワードの「差し込み文書」タブをクリックしたあとに、「差し込み印刷の開始」→「ラベル」を選択します。

印刷に使用するラベルの型名を入力する画面が表示されたら、ラベル用紙のメーカー名と製品番号を選択するとラベルの枠を表示することができます。

使用しているラベル用紙のメーカーや型名が表示されない場合は、「サイズの詳細」をクリックしてください。

手入力でラベルのサイズを入力する画面が表示されるので、ラベル用紙のパッケージなどに記載されている数字を見ながらラベルサイズを設定すると、ラベルの枠を表示することができます。

ラベル印刷はエクセルのデータを使ってワードで印刷するのがおすすめ！

現在使用されているエクセルでは、「ラベル印刷ウィザード」のアドインが使えなくなっているため、ラベルを印刷したい場合は、エクセルで住所録を作成して印刷はワードの差し込み機能を使う方法がおすすめです。

ワードを使うと印刷に使用するラベル用紙の型名を入力するだけでラベルの枠が表示されるので、効率的にラベル印刷ができます。

最後にワードを使ってラベル印刷をする手順をおさらいしておきましょう。

エクセルからエクセルへデータを差し込んでラベルを印刷することもできますが、テンプレートを作成したり、関数や数式を挿入する必要があるため、手間と時間がかかります。

効率的にラベルを印刷したい場合は、ワードを活用してみてください。

ワードの宛名印刷は、ラベル印刷ができるのはもちろんですが、はがきや封筒の宛名面の印刷にも使える便利な機能なので、ぜひマスターしてみてください。

エクセルだけで差し込み印刷をする方法を解説した関連記事もあります。

こちらの記事もぜひ参考にしてみてください。

エクセルの差し込み印刷