エクセルのフィルターを活用した印刷テクニックを徹底解説！

本記事では、エクセルのフィルター機能を使って一部のデータだけを印刷する方法や、フィルターで絞り込んだデータの印刷に失敗してしまう場合の対処法などを解説します。

やり方をマスターすれば、大量のエクセルデータから必要なデータだけをスグに印刷することができるようになります。

エクセルのオートフィルターを使う方法なら直感的に操作できるので、初心者でも覚えるのがカンタンです。

全社員や全商品などのリストから、条件に合うものだけを印刷したい時には、ぜひ本記事で学んだテクニックを試してみてください。

なお、以下の記事では、エクセルの印刷テクニックの基本から応用までを徹底的に解説しています。

エクセルのフィルターで一部のデータだけを印刷する3つの方法

エクセルのフィルターを使って、表のデータの一部分だけを印刷する方法は、全部で3通りあります。

比較項目	難易度	複雑な条件の設定	向いているケース
オートフィルターを 使う方法	低	◯	・エクセル初心者でフィルターに慣れていない場合
テーブル機能のフィルターを利用する	低～中	◯	・印刷結果の見た目を手軽に整えたい場合 ・データを追加または削除する予定がある場合
FILTER関数を活用	中	◎	・より複雑な条件でデータを絞り込みたい場合 ・印刷するデータと元のデータを分けたい場合

3つのうち、やり方が1番シンプルで覚えやすいのはオートフィルターを使った方法です。

オートフィルターを使って印刷する方法をマスターできたら、他の2つの方法も覚えて使い分けてみましょう。

それでは、次からそれぞれの方法を解説していきます。

初めてでもスグに印刷！オートフィルターを使う方法

1つ目は、オートフィルターで絞り込んだデータを印刷する方法です。

オートフィルターを使うと、何百行、何千行もあるエクセルデータの中から、希望の条件に合うものだけを印刷することができます。

エクセルに慣れていなくても直感的に操作ができるため、エクセルデータの印刷にフィルターを使うのが初めての人にもオススメの方法です。

それでは、次から実際に操作してみましょう。

印刷結果をキレイに整えたい時はテーブル機能を利用しよう

条件に合うエクセルデータを印刷するなら、テーブル機能のフィルターを活用する方法もあります。

テーブルはエクセルの表データを管理しやすくするための機能で、オートフィルターと同じように条件に合うデータだけを印刷する時にも使えます。

印刷するデータの見た目にこだわる場合や、データの追加・削除などを行う必要がある場合は、テーブル機能を使ってデータの絞り込みを行いましょう。

それでは、以下でやり方を説明します。

「FILTER関数」なら複雑な条件が設定できる＆元の表をそのまま残せる

「FILTER関数」なら、エクセルの関数を利用して複雑な条件で絞り込んだデータを印刷できます。

オートフィルターやテーブルの場合、設定できる条件には限りがありますが、FILTER関数なら他の関数と組み合わせることで、自由な条件設定が可能になります。

複雑な条件を設定したい場合や、元のデータと印刷するデータを分けて管理したい場合は、次からFILTER関数を使った方法にトライしてみましょう。

フィルターにかけたエクセルデータを見出しつきで印刷してみよう！

フィルターにかけたエクセルデータを印刷すると、見出しが表示されずにデータが見にくくなってしまったことはありませんか？

フィルターで抽出したデータが複数のページにわたる場合、そのまま印刷すると、上の画像のように2ページ目以降には見出しが印刷されないようになっています。

そこで、「ページ設定」を開いて「タイトル行」に見出しのある行を指定すると、2ページ以降にも見出しが印刷されるようになります。

なお、横長のデータで見出しが1列に並んでいる場合は、「タイトル列」を指定することも可能です。

詳しくは、エクセルのヘッダー部分に見出しを固定する方法をご覧ください。

エクセルの表を見出しの項目ごとにまとめて印刷できる裏ワザ！

次のように、表にある特定の見出しの項目ごとにエクセルデータを印刷したいケースはありませんか？

オートフィルターと小計機能を組み合わせるテクニックを使うと、所属部署や保管場所ごとのデータを全てまとめて印刷することができます。

このテクニックを使えば、条件の数だけフィルター設定と印刷操作を繰り返さなくて済むので、大幅な業務効率化につながります。

それでは、さっそくトライしてみましょう。

フィルターで抽出したデータの印刷結果がおかしい時の解決方法2パターン

エクセルのフィルターで抽出したデータが思うように印刷できない場合は、次の2パターンの解決方法を試してみましょう。

フィルターの抽出データが意図した通りに印刷できない時は、印刷範囲や改ページなど、エクセル自体の印刷設定に原因があります。

次から、それぞれのケースを順番に見ていきましょう。

抽出したデータが一部だけ印刷される時は「印刷範囲を無視」を設定しよう

次の画像のように、エクセルのフィルターで抽出したデータの一部しか印刷されないことがあります。

抽出データが一部しか印刷されないのは、印刷範囲がデータの一部分だけに設定されていることが原因です。

フィルターの抽出データが全て印刷されるようにするには、印刷画面で「印刷範囲を無視」にチェックを入れてから印刷してみましょう。

「印刷範囲を無視」を設定すると、すでに設定された印刷範囲が一時的に無視されるため、抽出データを含めたエクセルシート全体が印刷されます。

ぜひ、試してみてください。

「印刷範囲を無視」をオンにしても、印刷範囲の設定はそのまま残ります。そのため、「印刷範囲を無視」をオフにすれば、もともと設定していた印刷範囲のセルだけを印刷できます。
なお、「ページレイアウト」タブから「印刷範囲のクリア」を選択する方法でも抽出データ全体を印刷することはできますが、印刷範囲の設定は消えてしまうので注意が必要です。

変なところでページが分かれてしまう時は「すべての改ページを解除」を試してみよう

フィルターで抽出したデータは全て印刷されるものの、意図しない場所でページが分かれてしまうトラブルもよくあります。

抽出データを印刷した時のページの区切りがおかしい場合は、ページの区切り位置に「改ページ」が設定されていることが原因です。

「表示」タブで「改ページプレビュー」を表示すると、下の画像のように改ページの設定位置が分かります。

変な位置で抽出データの印刷ページが分かれないようにするには、「ページレイアウト」タブで「すべての改ページを解除」を選択しましょう。

なお、印刷設定の内容によっては自動で改ページが設定されるため、「すべての改ページを解除」では解除できません。

このように、自動で設定された改ページを解除したい場合は、印刷画面で「拡大縮小なし」を選びましょう。

エクセルでフィルターを使って印刷する方法に関するQ&A

エクセルのデータにオートフィルターをかけられない時はどうすればいいですか？

エクセルデータにオートフィルターを設定できない場合、対象となるデータ内に空白セルが含まれているなど、複数の原因が考えられます。
詳しくは、エクセルのフィルターがかからない原因と対処法をご覧ください。

セルの文字列のうち、一部だけが一致するデータだけをフィルターで抽出して印刷する方法はありますか？

「ワイルドカード」の記号を使うと、セルの文字列の一部だけが一致するデータだけをフィルターで抽出できます。
例えば、全国にある金融機関のリストから、金融機関名の最後に「信用金庫」がつくデータだけを抽出したい場合は、金融機関名の見出しにあるフィルターボタンを押して、検索窓に「*信用金庫」と入力します。なお、「信用金庫」の左にある「*」は、0文字以上の文字が含まれることを表すワイルドカードの一種です。

FILTER関数を使って一部のデータだけを印刷したいのですが、元のデータがある表にデータを追加したり、削除したりすることはできますか？

表にある一部のデータだけをFILTER関数を利用して印刷する場合、後から元データの表へデータ追加・削除することも可能です。
ただし、データを追加・削除した際は、FILTER関数の1つ目の引数で指定している元データのセル範囲にズレが生じることがあるため、必要に応じて範囲を修正する必要があります。
なお、元データの表をテーブルにしておくと、元データの増減に合わせてFILTER関数で指定するセル範囲も自動で変わるため、修正の必要がありません。

フィルターを活用すれば必要なエクセルデータだけを印刷できる

今回は、エクセルでフィルターを使って一部のデータだけを印刷する方法や、印刷がうまくいかない場合の対処法などについて解説しました。

フィルターで絞り込んだデータだけを印刷できるようになれば、大量のデータから条件に合うものだけを印刷することができて非常に便利です。

最後に、エクセルのフィルターで必要なデータだけを印刷する方法をおさらいしておきましょう。

条件を満たすデータのリストを手早く印刷できれば、商品リストを片手に在庫の確認を行う場面など、手作業によるチェックが必要なシーンで何かと便利です。

カンタンなので、ぜひお仕事で使ってみてくださいね。

なお、以下の記事では、エクセルの印刷テクニックを基本から丁寧に解説していますので、ぜひご覧ください。