エクセルで差し込み印刷を使って封筒の宛名を印刷する方法

エクセルには、「差し込み印刷」という機能はありません。

そのため、差し込み印刷機能を使ってエクセルの住所録から封筒の宛名を印刷したい場合は、ワードまたは宛名印刷ソフトを使う必要があります。

エクセルの住所録から封筒の宛名面を印刷する場合、ワードの差し込み印刷を使う方法が一般的ですが、縦書きで印刷したい場合は少しコツが必要です。

本記事では、封筒の宛名面を印刷する方法を3つ紹介していますので、使いやすい方法を見つけて挑戦してみてください。

封筒の宛名印刷以外にも、エクセルの差し込み印刷に関する記事があります。

こちらの記事もぜひ参考にしてみてください。

エクセルで差し込み印刷をする方法

エクセルで封筒の差し込み印刷をしたい場合はワードまたは宛名印刷ソフトを使う

記事の冒頭で紹介したように、エクセルには「差し込み印刷」という機能はありません。

差し込み印刷を使って封筒の宛名を印刷する方法を確認する前に、「差し込み印刷」について簡単におさらいしておきましょう。

差し込み印刷とはエクセルなどで作成したリストを別のファイルに表示して印刷する機能のこと

差し込み印刷とは、エクセルなどで作成したリストや表を別のファイルに表示して印刷する機能のことです。

エクセルで作成した住所録のデータを、エクセルの別のファイルに表示することは可能ですが、その場合は差し込みという機能ではなくVLOOKUP関数などを使って「参照」という形でデータを表示する必要があります。

実際のデータを使って、「差し込み印刷」と「参照」の違いを確認してみましょう。

ワードの場合は、はじめに「差し込み文書」タブにある「宛先の選択」からエクセルの住所録のファイルを指定します。

次に、「フィールドの挿入」を使って、宛名に表示したい項目を挿入します。

フィールドを挿入した状態ではフィールド名が表示された状態になっていますが、「結果のプレビュー」をクリックすると、エクセルファイルに入力されている住所の内容を表示することができました。

一方、別のシートや別のファイルに保存されているエクセルデータを違うエクセルのファイルに表示したい場合は、「参照」の機能を使います。

これは、別のシートに作成した住所録のデータをVLOOKUP関数を使って表示させたものです。

青枠の住所は、VLOOKUP関数を挿入して、別シートの住所録の1行目のデータを表示させています。

下段の赤枠の宛名は、赤枠に挿入してあるテキストボックスに青枠に表示されているデータをリンクさせて宛名を表示しています。

エクセルを使っても別のシートやファイルに保存されている住所録のデータを封筒の宛名として表示することはできますが、データを表示させているしくみがワードとは異なることを覚えておきましょう。

エクセルには「差し込み印刷」という機能がないためワードと組み合わせて印刷する

2013以前のエクセルまでは「差し込み印刷ウィザード」というアドインを使うことで宛名印刷をすることができましたが、現在このアドインは廃止されています。

そのため、エクセルの住所録を使って封筒の宛名を印刷したい場合は、ワードの差し込み印刷の機能を使って印刷する方法が一般的です。

ただし、ワードはアメリカに本社があるマイクロソフト社が開発したソフトなので、封筒の宛名印刷は横書きが基準になっています。

上記の画像は、ワードの差し込み印刷を使い、長形3号のサイズで宛名を表示したものです。

長形3号のように縦長の封筒を印刷する場合であっても上記のように横長の状態で表示されてしまうため、縦書きで宛名を印刷したい場合はレイアウトなどの修正が必要です。

エクセルだけで封筒の宛名を印刷したい場合はVLOOKUP関数を活用する

エクセルだけで封筒の宛名を印刷したい場合は、VLOOKUP関数を活用します。

エクセルだけで封筒の宛名を印刷することは可能ですが、テンプレートを作成したあとに関数などの数式を挿入する必要があるため、ワードで印刷するよりも時間と手間がかかるので注意してください。

エクセルだけで封筒の宛名印刷をする手順

エクセルだけで封筒の宛名を印刷する流れを確認しておきましょう。

それぞれの手順を詳しく解説していきます。

エクセルで住所録を作成する

宛名印刷に使用する住所録を作成します。

宛名印刷に使用する住所録は自由に作成しても問題ありませんが、宛名印刷に使用する場合は見出しの中に番号を入力する「No.」を追加しておきましょう。

エクセルだけで封筒の宛名を印刷する場合、封筒の印刷範囲以外の場所にVLOOKUP関数の検索値を入力するセルを作成します。

検索値とは、わかりやすく言うとVLOOKUP関数と表のデータを関連付けるための数字です。

このデータの場合、検索値を入力するセルに「1」を入力すると、表の見出しにある「No.」が「1」のデータを参照することができます。

封筒の宛名用に住所録を作成する方法は関連記事で詳しく解説していますので、こちらの記事を参考にして住所録を作成してみてください。

封筒のテンプレートを作成する

次に印刷に使用する封筒のテンプレートを作成します。

ビジネスで使用する頻度が多い長形3号の封筒のテンプレートを作成する手順を詳しく解説している関連記事がありますので、こちらの記事を参考に封筒のテンプレートを作成してみてください。

手順通りに進めると上記のようなテンプレートが完成します。

作成したテンプレートにVLOOKUP関数を挿入

作成した封筒のテンプレートに住所が表示されるように、VLOOKUP関数を挿入します。

「7桁の郵便番号」、「住所」、「建物名や部屋番号」、「氏名」を表示するすべてのセルにVLOOKUP関数を挿入していきます。

特に郵便番号を関数で表示させたい場合は、表を作成する際に7桁の郵便番号をすべて違うセルに入力して1桁ずつ数字を表示させたデータを使用していますので、住所録を作成する際は注意してください。

封筒のテンプレートにVLOOKUP関数を挿入する方法はこちらで解説していますので、参考にしてみてください。

関連記事で紹介している画面右側のスピンボタンは必ずしも挿入する必要はありません。

しかし、次のデータを表示したいときに検索値を削除して入力しなおさなければならないため、挿入しておくと便利です。

長形の封筒の宛名を縦書きにする

エクセルのセルは、初期設定の状態では横書きの文字が入力されるようになっています。

エクセルで長形の封筒を使って宛名を縦書きにしたい場合は、結合したセルに入力されている文字方向を変更するか、または縦書きのテキストボックスに文字をリンクさせて文字を表示する必要があります。

例えば、上記のように3行目~17行目までの範囲を選択して、縦長にセルを結合したあとにVLOOKUP関数を挿入しても、表示された宛名の文字は縦書きにはならないので注意してください。

結合したセルの文字方向を変更する

結合したセルの中にVLOOKUP関数を挿入した場合は、以下の手順で文字方向を縦書きに変更します。

ただし、エクセルで作成した住所録は横書きで入力されているため、横書きの住所録を縦書きに変更すると「-(ハイフン)」が横のままの状態で表示されてしまいます。

封筒の宛名を縦書きにしたい場合は、住所が入力されている部分のデータをコピーして、「-(ハイフン)」を「|(バーティカルバー)」に置換しておきましょう。

「|」に置換した住所を使って文字を縦書きに変更すると、上記のようにハイフンだけが横の状態にならずに住所を表示できます。

「-」を「|」に置換して住所録を加工する方法は、別の関連記事で詳しく解説していますのでこちらをご覧ください。

縦書きのテキストボックスに別の場所に抽出したVLOOKUP関数の値をリンクする

封筒のテンプレートのセルに直接VLOOKUP関数を挿入することもできますが、封筒のテンプレート以外の場所にVLOOKUP関数の値を表示させておき、テンプレート内に挿入したテキストボックスに文字をリンクさせて表示することもできます。

縦書きのテキストボックスに、別のセルに表示したVLOOKUP関数の値をリンクした場合は、文字の方向を変更せずに宛名を縦書きにすることができます。

今回、封筒の宛名を縦書きにする方法として、セルに直接VLOOKUP関数を挿入する方法と縦書きのテキストボックスにVLOOKUP関数の値をリンクする2つの方法を解説しています。
この2つは文字を表示する手順が異なるため、使いやすいほうを試してみてください。

洋形の封筒の宛名を横書きにする

VLOOKUP関数を使うとエクセルでも長形の封筒に宛名を横書きにすることは可能ですが、文字が印刷できる範囲の幅が狭くなり、バランスが悪くなってしまうため、あまりおすすめできません。

長形の封筒に横書きで宛名を印刷したい場合は、ラベルを利用することをおすすめします。

エクセルで封筒の宛名を横書きで印刷したい場合は、ラベルを使うかまたは洋形の封筒を利用してみましょう。

今回は、洋形の封筒に横書きで宛名を印刷する方法を解説していきます。

封筒に印刷をする前に、テスト印刷をすることをおすすめします。

封筒の宛名を印刷したい場合はワードを活用しよう！

角形や長形の封筒に印刷したい場合は、ワードで印刷する方法がおすすめです。

これは、エクセルの「ページレイアウト」タブのサイズのメニューを表示した画面です。

長形や洋形の封筒のサイズは表示されていますが、「角形」の封筒のサイズは表示されていません。

ワードの場合も「ページレイアウト」の「サイズ」のメニューには「角形」のサイズは表示されませんが、差し込み印刷の「封筒のオプション」の画面を選択すると、角形の封筒のサイズを選択することができます。

エクセルでも、角形の封筒のサイズを調べて「ユーザー定義用紙」から設定することは可能ですが、ワードを使えばプルダウンから封筒のサイズが選択できます。

ワードで封筒に縦書きで宛名を印刷する

ワードを使うと、エクセルの住所録を使って封筒の宛名に差し込み印刷することが可能です。

しかし、縦書きで印刷したい場合は少しコツが必要です。

設定を変更せずにワードの差し込み印刷を使って封筒の宛名面を表示すると、上記の画像のように文字だけではなく封筒の向きも「横」になってしまいます。

縦書きで宛名を印刷したい場合は、エクセルの住所のフィールドを差し込む前に文字の向きと用紙の向きを変更しておく必要があります。

ワードで封筒の宛名面に縦書きで印刷する方法は、姉妹サイト:ワードドクターの記事で詳しく解説していますので、こちらの記事を参考にしてみてください。

ワードで封筒に横書きで宛名を印刷する

ワードで封筒に横書きで宛名を印刷する場合、前述で解説したように長形のような縦長の封筒も用紙の向きが「横」の状態で挿入されます。

一般的にビジネスで封筒の宛名を印刷する場合は、和封筒を使用するときは封筒の向きを縦方向にするだけではなく、文字も縦書きで印刷するのがマナーとされています。

横書きで宛名を印刷したい場合は、洋形の封筒を使用することをおすすめします。

洋形の封筒の宛名に差し込み印刷をする場合は、上記の画像のようにワードで簡単に作成することができます。

ワードで封筒の宛名を横書きにする手順は、姉妹サイト:ワードドクターのこちらの記事で詳しく解説していますので、参考にしてみてください。

また、角形のようなサイズが大きい封筒の宛名の場合は横書きにするケースもありますが、相手によってはマナー違反と捉えられてしまうケースもあるため注意するようにしてください。

できるだけ簡単に封筒の宛名を印刷したい場合は宛名印刷ソフトを活用するのがおすすめ

できるだけ簡単に封筒の宛名を印刷したい場合は、宛名印刷ソフトを活用するのがおすすめです。

宛名印刷ソフトの筆ぐるめは、はがきや封筒の宛名面の印刷はもちろんですが、はがきの裏面のデザインや「のし」などの印刷も可能です。

パソコンに宛名印刷ソフトがインストールされていない場合はソフトを購入する必要がありますが、宛名印刷ソフトがあると封筒の宛名面の印刷が簡単にできるようになるので購入を検討してみるというのも1つの方法です。

筆ぐるめを使って、封筒の宛名面を印刷する手順を簡単に解説します。

筆ぐるめ以外の宛名印刷の操作方法は、ソフトを販売しているメーカーのサイトをご覧ください。

一度エクセルの住所録を読み込んでしまえば、封筒以外の宛名面も簡単にできるので試してみてください。

筆ぐるめの詳しい使い方は、ソースネクスト株式会社のホームページよりお使いのバージョンの操作ガイドをダウンロードしてご覧ください。

差し込み印刷を使って封筒に宛名を印刷するに関するQ＆A

エクセルで封筒に宛名を印刷するにはどうしたらいいですか？

エクセルでテンプレートを作成し、VLOOKUP関数を利用して住所録の宛名を表示するとエクセルだけで宛名印刷をすることができます。

それ以外にも、ワードや宛名印刷ソフトにエクセルの住所録を差し込んで封筒の宛名を印刷する方法もあります。

詳しくは、本文をご覧ください。

エクセルで封筒に差し込み印刷する方法を教えてください。

エクセルには「差し込み印刷」という機能がないため、エクセルの住所録を使って差し込み印刷をしたい場合は、ワードまたは宛名印刷ソフトを使う必要があります。

ワードを使って封筒の宛名印刷する方法は、本文内で解説していますので参考にしてみてください。

無料の封筒印刷ソフトを使っても大丈夫ですか？

封筒の宛名のように個人情報を扱うソフトは、無料のソフトの使用はあまりおすすめできません。

個人情報が漏洩するリスク以外にも、ダウンロードしたソフトがウイルスに感染していた場合、使用しているパソコンがウイルスに感染してしまう可能性もあります。

無料のソフトがすべて危険というわけではありませんが、できれば有料のソフトを購入することをおすすめします。

エクセルで封筒の宛名印刷は用途に合わせて使い分けよう！

封筒の宛名印刷は、エクセルだけでも印刷することができますがワードを使う方法が一般的です。

ただし、ワードで縦書きで宛名を印刷したい場合は、少しコツが必要なので注意してください。

できるだけ簡単に封筒の宛名を印刷したい場合は、宛名印刷ソフトが便利です。

ソフトを購入する必要がありますが、封筒の宛名以外にも「はがき」の宛名や裏面のデザインも簡単にできるので、うまく活用してみてください。

最後に、封筒の宛名面を印刷する3つの方法をおさらいしておきましょう。

封筒の宛名面はエクセルだけでも印刷することが可能ですが、ワードや宛名印刷ソフトを使ったほうが簡単に印刷ができます。

本記事では3つの方法を紹介していますので、一番操作しやすい方法を見つけて試してみてください。

封筒の宛名印刷以外にも、エクセルの差し込み印刷の関連記事があります。

こちらの記事もぜひ参考にしてみてください。

エクセルで差し込み印刷