エクセルの「データの入力規則」を徹底解説！基本設定・コピー・エラー表示まで

エクセルで資料を作成しているとき、「ここは半角数字だけ入れてほしい」「リストの中から選んでほしい」と思ったことはありませんか？

そんな時に役立つのが「データの入力規則」です。

この機能を使えば、入力ミスを未然に防ぎ、誰が使っても正確なデータが集まる魔法のようなシートを作ることができますよ。

この記事では、初心者の方でもすぐに使いこなせるよう、以下の内容を解説します。

入力規則は、設定画面を開いて数回クリックを行い、条件を入力すれば設定が完了します。

基本の手順を覚えれば、より高度で複雑な条件設定も可能です。

正しく設定して、データの修正作業に追われる毎日から卒業しましょう！

※本記事は『OS：Windows11』画像は『Excelのバージョン：Microsoft365』を使用しています。

エクセルでデータの入力規則を使いこなそう！設定方法と種類一覧

エクセルでデータの入力規則を活用すると、一定のルールを設けることで、データの正確性を保ちながら入力や確認の手間を省くことができます。

ここでは、入力規則の設定方法やその種類について解説します。

エクセルのセルに入力するデータを制限！入力規則の機能と使い方

セルに入力するデータをどのように制限するのか、機能と使い方の例を見てみましょう。

こちらは、入力規則が設定された「管理表」です。

セルをクリックするとプルダウンリストが表示され、あらかじめ設定された選択肢の中からしか商品を選べないようになっています。

入力ミスを防ぐことができる上、作業が簡単になるため、入力時間が短縮される利点もあります。

入力規則の設定方法と指定できる種類や条件

入力規則で指定できるデータの種類は複数ありますが、そのうちのひとつ「日付」を使って簡単な条件を設定しましょう。

条件の範囲外の日付を入力すると、以下のようにエラーメッセージが表示されるため、誤りに気づいて正しい日付を入力できます。

入力規則の設定では、「セルの書式設定」をデータの種類に合わせましょう。
例えば、データの種類が「日付」のときは、「セルの書式設定」の表示形式も「日付」にします。

入力規則の種類は、「日付」を含め以下の8種類です。

種類	特性	具体例
すべての値	制限を設けず、自由にどのようなデータでも入力を許可する	特定の制限が必要ない場合に使用する
整数	整数のみ入力を許可する	1～100の範囲の整数を入力できるようにする
小数点数	小数と整数のみ入力を許可する	0.01～5.00の範囲の数値を入力できるようにする
リスト	特定の選択肢のみをプルダウンメニューから選んで入力可能にする	りんご、みかん、ももから選択して入力することができる
日付	指定された日付の範囲内のみ入力を許可する	2025/4/1～2025/4/30の範囲のみ日付を入力できるようにする
時刻	指定された時刻の範囲内のみ入力を許可する	午前9時から午後5時の間のみ時刻を入力できるようにする
文字列	入力文字数を制限する	最大10文字までしか入力できないようにする
ユーザー設定	関数を使用して条件をカスタマイズし、入力を制限する	OR、AND、ISNUMBER、COUNTIF、INDIRECT関数などがある

これらの入力規則はそれぞれ異なる特性を持っていますので、用途に応じて最適な種類を選ぶことで、ミスの少ないデータ入力を行うことができます。

プルダウンリストを作成してエクセル作業をレベルアップ

入力規則の中でも実用性や使用頻度が高いのが「リスト」形式です。

ここでは、選択肢をあらかじめ用意できるプルダウンリストの作成方法について、一番手軽な手順を解説します。

早速、やってみましょう。

選択肢が多い場合は、空きセルに選択肢の元リストをつくる方法もあります。

プルダウンリストの作成方法や便利な応用テクニックについては、こちらで詳しく解説していますので是非ご覧ください。

入力規則に色付け！見た目でアピールするエクセル使いこなし術

入力規則が設定されているセルに「条件付き書式」を使って色付けすると、期日や在庫数などのデータ管理に大変役立ちます。

早速、入力された日付に応じて色付けをしてみましょう。

入力規則に条件付き書式を組み合わせれば、プルダウンリストの色分けや、特定の条件でのセルや文字の色付けが可能です。

入力規則に色付けする方法については、基本から応用までこちらで詳しく解説しています。

エクセル入力規則のユーザー設定でおすすめの関数

エクセルの入力規則では、「ユーザー設定」を活用することで、関数を使ってより細かい条件を設定できます。

それぞれの関数の使い方など、詳しくは別記事で解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

【エクセル入力規則】ユーザー設定を活用！

エクセルの入力規則をコピーして繰り返し作業を効率化！

エクセルの入力規則で設定したプルダウンを簡単にコピーして貼り付ける方法を3つ紹介します。

• 書式もいっしょにコピーするか
• 入力規則だけをコピーするか

上記の2点を注意して、入力規則をコピペしましょう。

ショートカットキーCtrl+Cでプルダウンをコピーする

A2セルには、C列のリストの中から好きなフルーツを選ぶことができる入力規則で、プルダウンを設定しています。

この入力規則をA4セルにも作りましょう。

オートフィルでプルダウンをコピーする

オートフィルで、プルダウンを設定しているA2セルをコピーします。

プルダウンの【形式を選択して貼り付け】からコピーする

最後に紹介する方法は、プルダウンの書式はコピーしません。

エクセルのプルダウンがコピーできない時の確認項目

入力規則を使って設定したプルダウンをコピーしたいのに、コピーができない！といった声を聞くことがあります。

プルダウンがコピーできないときの確認個所を紹介するのでチェックしてみましょう。

同じデータ内の『部署』と『課』には、それぞれプルダウンを設定しています。

例えばB6セルとC6セルを選択しコピーして、空いているセルに貼り付けます。

貼り付けたセルのプルダウンを確認してみると、コピーがうまくいったことが分かります。

では、別シートに『部署』と『課』のプルダウンを貼り付けてみましょう。

入力規則の解除方法・設定や解除ができない時の対処法

特定のセルの入力規則を解除してみましょう。

セルに設定したデータの入力規則を解除したい場合や、「設定したはずなのに反映されない」「解除できない」といったトラブルが起きた場合の解決法は、以下の記事で詳しく解説しています。

エクセルの入力規則を解除！個別&一括で行う簡単テクニック

入力規則のルールに合わせたエラーメッセージをつくろう

入力規則のエラーメッセージは、指定した条件以外のデータが入力されたときに表示される警告メッセージです。

プルダウンで、性別を選択し入力できる社員名簿で解説します。

性別はプルダウンで『男性』か『女性』で選択するようになっています。

Ｄ3セルに『男』と入力してみましょう。

『この値は、このセルに定義されているデータ入力規則の制限を満たしていません。』とエラーメッセージが表示されました。

マークは赤の『✖』、『停止』を意味します。
『プルダウンの値以外は、入力を認めない。』とメッセージが表示されているのです。

入力規則で設定した値以外の入力に関してエラーメッセージを表示し、正しい値の入力へと促してくれます。

さらにエラーメッセージをカスタマイズすると、本来の条件が何なのか、どこを直せばよいのかを具体的に伝えることができます。

エラーメッセージに、何がエラーか分かりやすく、適切な言葉に変更できます。

規制レベルの段階に合わせて、設定方法を紹介します。

入力規則のエラーメッセージ【停止】

社員名簿の性別欄を使って解説します。

性別は『男性』か『女性』かしか、入力できないプルダウンの設定がされています。

前述したように、『男性』か『女性』以外で入力すると『この値は、このセルに定義されているデータ入力規則の制限を満たしていません。』とエラーメッセージが表示されます。

このエラーメッセージの内容を変更してみましょう。

入力規則のエラーメッセージ【注意】

次にスタイルを『注意』で作成してみましょう。

入力規則のエラーメッセージ【情報】

最後にスタイルを『情報』で作成してみます。

入力規則のエラーメッセージは、何を入力ミスしているかなどが、エラーメッセージを見て気が付くこともあるので、仕事効率アップにつながります。

ぜひ、入力規則のエラーメッセージをオリジナルで作成してみてください。

入力規則に関するQ＆A

エクセルで入力規則を設定するにはどうしたらよいですか？

データタブからデータの入力規則の設定画面を開き、データの種類や条件を指定します。
入力規則の設定方法と指定できる種類や条件で紹介していますのでご覧ください。

入力規則でユーザー設定を使うにはどうしますか？

入力規則の設定画面でユーザー設定を選択し、数式などの条件を入力します。
エクセル入力規則のユーザー設定でおすすめの関数3選を参考にしてください。

コピーしたのにプルダウンリストが出てこないときはどうしたらよいですか？

セル範囲に名前をつけて参照式に組み込むことで、元のシートとのリンクを維持でき、プルダウンが表示されるようになります。
エクセルの入力規則がコピーできないで詳しく解説しています。

入力規則を活用してエクセルでミスのないデータ管理を！

エクセルの入力規則は、用途に応じて使いこなせると、ミスを防ぎながらボリュームのあるデータ管理も楽に行うことができます。

基本的な条件設定も役立ちますが、ユーザー設定はさらに利便性が高いため、簡単な数式から使ってみることをおすすめします。

最後に、入力規則を極めるステップについておさらいしましょう。

入力規則を活用できれば、不要な手入力や修正作業が減り、データ処理のスピードが大幅にアップすること間違いなしです！

日々の表作成や管理業務で効果を発揮しますので、ぜひ試してみてください。

入力規則の中でも使用頻度が高いプルダウンの作成方法から応用までを網羅した内容は、こちらに詳しくまとめてありますので是非ご覧ください。