【Outlook】自動返信を設定する方法！長期休暇の不在通知にも使える便利技

今回は、Outlookで自動返信（自動応答）を設定する方法について、解説します。

Outlookで自動返信を設定しておくと、社外にいたり会議に参加していたりして、すぐに返信が難しい状況であることを相手に伝えることができます。

また、長期休暇を取る場合にも、相手に自分の状況を伝えることで、配慮してもらいやすくなるので、とても便利な機能です。

この記事を読むと、Outlookで自動返信（自動応答）を使って、相手に自分の予定や状況を伝える方法について、理解することができますよ。

Outlookの自動返信（自動応答）は、特定の時間だけを設定したり、長期の期間を設定したりすることができます。

また、自動返信メッセージは、設定直前の入力はもちろんのこと、テンプレート化して保存することができます。

テンプレート化しておけば、不在時や緊急時など、状況に応じて適切な自動返信に変更することができますよ。

また、Outlookには、事前に準備したメールを指定した日時に送信予約する機能があります。

指定した日時にメールを送信予約する方法については、こちら≫【Outlook】メールの送信予約をする方法！取り消し方法や注意点も解説で詳しく解説しています。

※本記事は『OS：Windows11』画像は『Outlookのバージョン：Microsoft365』を使用しています。

【Outlook】自動返信（自動応答）の設定と解除

自動返信（自動応答）を設定しておくと、社外勤務や会議、休暇など、長時間不在の際に、すぐに返信できない場合でも、一時的にメール返信しておくことが可能です。

ここでは、Outlookで自動返信（自動応答）の設定と解除する方法、自動返信用のメッセージをテンプレート保存する方法について、順番に解説します。

すべての受信メールに自動返信（自動応答）の設定

それでは、Outlookで自動返信（自動応答）を設定してみましょう。

このように、Outlookで自動返信（自動応答）の設定することができます。

自動返信（自動応答）の解除

自動返信を設定している状態の場合、『アカウント情報』やリボンに[オフ]ボタンが表示されます。

設定した自動返信を解除する場合は、いずれかの[オフ]ボタンを選択すると、簡単に解除することができます。

自動返信用のメッセージをテンプレート化

自動返信用のメッセージは、テンプレートを作成しておくと、内容を変更する手間が省けて便利です。

このように、自動返信用のメッセージは、テンプレート化して保存することができます。

テンプレート保存したメッセージは、自動返信（自動応答）のルール（『特定のテンプレートを使って返信する』）を適用することで、利用することができます。

自動返信（自動応答）のルール（『特定のテンプレートを使って返信する』）適用方法については、後述の『自動返信（自動応答）のルールを作成しよう！』で解説しています。

自動返信（自動応答）のルールを作成しよう！

自動返信（自動応答）のルールを作成すると、さらに細かい対応が可能です。

ここでは、特定の差出人に特定のテンプレートを使って返信する方法を解説します。

特定の差出人に自動返信（自動応答）のルールを設定

自動返信（自動応答）ルールの解除

『仕分けルールと通知』ダイアログボックスが表示されたら、下記の通りに設定します。

1. 『仕分けルール』の一覧から解除したいルールのチェックを外す
2. [適用]を選択
3. [OK]を選択

このように、設定した自動返信（自動応答）のルールを簡単に解除することができます。

Outlookの自動返信（自動応答）の設定ができない

Microsoft Exchangeアカウントを持っていない場合、『アカウント情報』画面に『自動応答を送信する』が表示されません。

その場合は、『アカウント情報』画面の『仕分けルールと通知の管理』から操作を進めることで、自動返信を設定することができます。

アカウント情報』画面に『自動応答を送信する』が表示されず、自動返信を設定できない場合は、前述の『自動返信（自動応答）のルールを作成しよう！』を参考にしてみてください。

Outlookの自動返信に関するQ＆A

Outlookで特定のアドレスのみ自動応答する方法はありますか？

『仕分けルールと通知』機能を使って、特定の差出人に自動応答を設定することができます。詳しくは、『自動返信（自動応答）のルールを作成しよう！』で解説しています。

Outlookで自動返信を1回のみする方法を教えてください。

基本的に同じ差出人からのメールには、1回のみ自動返信が行われます。そのため、何度も同じ差出人からメールを受信しても、1回しか自動返信は行われません。

Outlookの自動応答のルールを解除するにはどうしたらいいですか？

自動応答のルールを解除するには、『仕分けルールと通知』ダイアログボックスにて行います。適用されている『仕分けルール』のチェックを外すと、自動応答のルールを解除できます。詳しくは、『自動返信（自動応答）ルールの解除』で解説しています。

不在期間は自動返信を活用してストレスなく過ごそう！

今回は、Outlookで自動返信（自動応答）を設定する方法について、解説しました。

自動返信を設定しておくと、社外や会議などですぐに返信が難しい場合でも、相手に自分の状況を伝えることができる便利な機能でしたね。

自分の不在通知を送信することで、返信がないことへの相手の不安やストレスも軽減することができます。

また、自動返信メッセージには、不在期間と復帰予定を明記しておくと、相手が不在期間を把握しやすくなるのでおすすめですよ。

最後に、Outlookで自動返信をする簡単ステップについて、おさらいします。

例えば、数分ほど離席するたびに自動返信を設定する場合、相手に不在と誤解される恐れがあります。

そのため、自動返信を設定する範囲（不在の基準）を決めておくとよいでしょう。

また、Outlookには、事前に準備したメールを指定した日時に送信予約する機能があります。

指定した日時にメールの送信予約をする方法については、こちら≫【Outlook】メールの送信予約をする方法！取り消し方法や注意点も解説で詳しく解説しています。