Outlookグループで複数アドレスに送信しよう!メーリングリストとしても利用可

Outlook初心者

グループアドレス宛にメールを送るときは、個人宛に送るときと同じ手順で良いのかな?
気を付けた方が良いポイントはある?

Dr.オフィス

グループのアドレスにメールを送るときも、基本は通常通りのメール作成方法で大丈夫だよ。

グループメンバーのアドレスはグループ全員に表示されるので、場合によっては他のメンバーが参照ができないようにした方が良いね。

Outlookでは、連絡先グループを宛先に指定することで複数のメンバーにメールを一斉送信できます。

グループメンバーから不要なメンバーを削除して送信したり、他のメンバーにメールアドレスが表示されないようにしてメール送信することも可能です。

Outlookでグループアドレスにメールを送信する簡単ステップ
  1. メールの新規作成画面で「宛先」をクリック
  2. グループのアドレスを選択し「宛先」をクリック
  3. 「OK」をクリック
Dr.オフィス

10年以上Outlookを使用している私が、グループアドレス宛にメール送信する手順やグループ送信の注意点について解説していくよ。

グループ宛でメールを作成するときも1人だけのメールアドレスを入力してメールを送るときも、メールの作成手順に違いはありません。

グループアドレス宛にメールを送るときは、宛先で「グループ名」を選びましょう。

Outlookのグループ作成方法ついては≫Outlookでグループを作成する方法で解説しております。ぜひそちらも参考にしてみてくださいね。

※本記事は『OS:Windows10』画像は『Outlookのバージョン:Microsoft365』を使用しています。

目次

Outlookでグループアドレスにメールを送信する方法

Outlookメールでグループメンバー全員にメールを送信したいときには、「宛先」にグループ名を入力します。

グループアドレス宛のメールを作成
グループアドレス宛のメールを作成

「宛先」に個人名ではなくグループ名を入力するときも、通常のメール作成時と同じように「ホーム」タブの「新しいメール」をクリックしてください。

メールの作成画面が開いたら「宛先」をクリックします。

送信先のグループを選択
送信先のグループを選択

メールの宛先を「連絡先」から選択できるので、下記の手順で設定を行いましょう。

  1. メール送信したいグループをクリック
  2. 「宛先」をクリック
  3. 「宛先」にグループ名が表示されたことを確認し「OK」をクリック
宛先にグループ名が表示されたことを確認
宛先にグループ名が表示されたことを確認

メール作成画面の「宛先」にグループ名が表示されるので、あとは通常通りメールを作成して送信してください。

グループアドレスをメーリングリストとして使うときはBCC推奨

Outlookメールを送信するとき、グループアドレスを宛先に指定してメール送信すると、グループ内のメンバーのアドレスが他のメンバーにも表示されてしまいます。

Outlook初心者

親しい友人同士のグループならもともとメールアドレスを知ってるから問題ないけど、会社の取引先とか他の人にアドレスを知られたら困るグループもあるよね。

Dr.オフィス

グループ内のメンバーにメールアドレスを表示したくないときは「BCC」を使ってみよう。

BCCは「ブラインド・カーボン・コピー(Blind Carbon Copy)」という言葉の略で「匿名送信」と呼ばれることもあるよ。

受信した本人以外のメールアドレスをブラインド(相手に見えない)状態にして送信できるんだ。

グループ送信をする際に、他のメンバーにメールアドレスを開示したくないときはBCCを使いましょう。

グループを選択しBCCをクリック
グループを選択しBCCをクリック

BCCでメールを送信するときには、宛先の選択画面でグループを選択したあとに「BCC」をクリックしてください。

「BCC」の欄にグループ名が表示されているのを確認して「OK」をクリックします。

Outlookではグループメンバーを一部削除しての送信も可能

グループメンバーにメールを送信するとき、最初のメールで返事が来ない人だけに送りたいときなど、グループ内の一部の人を削除して送りたい場面もありますよね。

Outlookでは、グループアドレスの一部を削除してメールを送信することも可能です。

グループメンバーのアドレスを展開
グループメンバーのアドレスを展開

グループアドレスの一部を削除したい場合は「宛先」にグループを入力した後にグループ名の先頭にある「+」をクリックします。

リスト展開の確認メッセージ
リスト展開の確認メッセージ

リスト(グループメンバー)を展開しても良いかという確認メッセージが表示されるので「OK」をクリックしてください。

アドレスを選択して削除
アドレスを選択して削除

グループメンバーのメールアドレスガ表示されるので、削除したいメンバーをクリックしてDeleteキーを押します。

Outlookグループを活用してアドレス追加ミスを防ごう!

今回は、Outlookでグループアドレス宛にメールを送信する手順とメーリングリストとして使用する際の注意点について解説しました。

メールを作成する手順は、グループ宛ての場合も1人だけに送信する場合も同じになります。

ただし、グループ送信では「宛先」にグループを指定するとメンバーのアドレスが全員に開示されてしまうので注意が必要です。BCC(匿名送信)を利用することで、メールアドレスを他のメンバーが参照できない状態でメールの送信ができます。

Outlookでグループアドレスにメールを送信する簡単ステップについておさらいしましょう。

おさらい
  1. メールの新規作成画面で「宛先」をクリックする
  2. 連絡先の選択画面でグループのアドレスをクリックで選択する
  3. 「宛先」(必要に応じて「BCC」)をクリックする

グループアドレスを指定してメールを送信すると、複数の相手に一気にメールを送ることができます。さらに、個別にメールアドレスを指定すると追加ミスの心配がありますが、グループアドレスなら確実に送信できて安心です。

複数人にメールを送る必要があれば連絡先グループを作成して、グループ送信を活用してみましょう。

Outlookのグループ機能や使い方に関しては≫Outlookでグループを作成する方法で詳しく紹介しておりますので、ぜひこちらも参考にしてみてくださいね。

姉妹サイトの【Gmailドクター】では、Outlookと同じようにグループ宛てのメール送信ができるGmailについての紹介もしております。便利な機能が多いメールサービスですので、ぜひそちらもご覧いただければと思います。

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