【Outlook】仕分けルールをエクスポート・インポートしよう!簡単すぎる手順をわかりやすく解説!

Outlook初心者

Outlookの仕分けルールをエクスポートするには?
別のパソコンでも同じ設定で使いたいなぁ。

Dr.オフィス

毎回仕分けルールを作り直すのは大変だよね!
Outlookでは操作画面で、仕分けルールのエクスポートやインポートができるからとっても簡単だよ!

移行と聞くと、何となく難しそうに感じることはありませんか?

Outlookの仕分けルールは、機能としてエクスポートやインポートが可能なのでとっても簡単です。

今回は仕分けルールを移行したい、複数のPCで使いたいという人にぴったりな解説を用意しました。おおまかな手順は次の通りです。

仕分けルールを移行する簡単ステップ
  1. ホームタブから「仕分けルールの通知と管理」をひらく
  2. 「オプション」→「仕分けルールをエクスポートを選択する
  3. エクスプローラーに保存し、別のPCへデータを送る
  4. データを受け取ったPCで「仕分けルールの通知と管理」→「オプション」→「仕分けルールをインポート」を選択する
  5. 保存した仕分けルールのデータを選択して完了です
Dr.オフィス

10年以上事務職を経験した私が、移行でよくあるトラブルも解説しているよ!

簡単ステップの通り、仕分けルールはホームタブから移行操作できるので、専門的な知識はまったく必要ありません。

また、Outlookでは「署名の移行」となると別の操作が必要です。

新しくパソコンを買ったという人は、この機会にセットでエクスポート・インポートしてみましょう。詳しくはこちら「≫Outlookの署名を移行する方法!フォルダのコピーで簡単にできる」で解説しています。

※本記事は『OS:Windows10』画像は『Outlookのバージョン:Microsoft365』を使用しています。

目次

Outlookの仕分けルールをエクスポートする方法

Outlookの仕分けルールの移行は

  1. エクスポート(データをバックアップ保存)
  2. インポート(他のPCでデータを引き出す)

という流れです。さっそく順番にやってみましょう。

「仕分けルールと通知の管理」をひらく
「仕分けルールと通知の管理」をひらく

まずはホームタブから「ルール」→「仕分けルールの通知と管理」の順に選択しましょう。

「仕分けルールをエクスポート」
すべての仕分けルールがエクスポートされます

「オプション」→「仕分けルールのエクスポート」の順にクリックします。

「.rwz」が目印
「.rwz」が目印

保存先を選んで「保存」をクリックします。仕分けルールの拡張子は「.rwz」です。

Dr.オフィス

これで仕分けルールがまとめて保存されたよ!

以上で仕分けルールのエクスポートが完了です。データを新PCにも保存したら、インポートしていきましょう。

Outlookの仕分けルールをインポートする方法

「仕分けルールと通知の管理」をひらく
「仕分けルールと通知の管理」をひらく

仕分けルールはインポートするときも、「仕分けルールの通知と管理」画面から操作します。

「仕分けルールをインポート」
「仕分けルールをインポート」

「オプション」から「仕分けルールをインポート」をクリックしましょう。

ファイルを開く
ファイルを開く

エクスポートの時に指定した保存先から仕分けルールを選択し、「開く」をクリックします。

複数ある場合はまとめてインポートされます
複数ある場合はまとめてインポートされます

手順はこれだけです。仕分けルールの移行はとても簡単ですね。

仕分けルールを移行した後によくあるトラブル

仕分けルールを無事インポートできたと思いきや、「新しいPCで振り分けされない」というトラブルにあう人も多いようです。

条件を見直す
条件を見直す

可能性としては仕分けウィザードの設定で、「このコンピュータで送受信を行った場合のみ」の条件にチェックが入っていることが多いです。

このように「仕分けルールが適用されない」といった疑問についての解説も準備中です。

インポート時にエラーが表示される原因

仕分けルールをインポートするときに、以下のエラーメッセージが表示されるケースがあるようです。

「すべてのオプションが設定されていない仕分けルールがあります。仕分けルールを保存する際に、オプションが設定されていないものは無効になります。仕分けルールを保存しますか?」

このエラーはエクスポート用とインポート用の、パソコンの細かいシステムの違いが原因で起こる場合があります。

Dr.オフィス

対処法としては、今のところ振り分け先を再設定するしかないみたいだね!

仕分けルールの移行は5分でできる!

今回はOutlookで、仕分けルールを別のPCにも適用するための、移行の手順を解説しました。

エクスポートとインポートを見慣れた操作画面でできるので、なんとなく苦手意識があった人でも簡単に移行できたと思います。

最後に、Outlookの仕分けルールを移行するステップをおさらいしましょう。

おさらい
  1. ホームタブから「仕分けルールの通知と管理」をひらく
  2. 「オプション」→「仕分けルールのエクスポート」でデータを保存する
  3. 別のパソコンへデータを送る
  4. 同じ手順で「オプション」→「仕分けルールをインポート」を選択して移行完了です

仕分けルールを移行し、ベストパフォーマンスを発揮しましょう。

さらに仕分けルールについて詳しくなりたい人はこちら「≫Outlookで仕分けルールを決めよう!メール整理の王道を解説」も読んでみてください。

よかったらシェアしてね!
  • URLをコピーしました!
  • URLをコピーしました!
目次
閉じる