【Outlook】メールの容量には制限がある!足りない時は整理しよう!

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Outlook初心者

Outlookのメールボックス容量がいっぱいみたいで、メールの送受信ができないよ!
容量を確認して整理するにはどうしたらいい?

Dr.オフィス

Outlookのメール容量には上限があるよ!今現在どのくらい使っているか確認したり、一括で整理したりすることもできるよ!

今回は、Outlookでメール容量を確認して整理する方法について解説します。

Outlookのアカウントサーバーに保存できる容量には上限があり、いっぱいになってしまうと、メールの送受信ができなくなる、添付ファイルが開けないなどのトラブルが起こることがあります。

できればそうなる前に、定期的に空き容量を確認して、不要なメールを削除するなど、対策をとっておくことがおススメです。

Outlookのメール容量を確認する簡単ステップ
  1. アカウント情報の「ツール」から「メールボックスの整理」を開く
  2. 「メールボックスのサイズを表示」を選択
  3. 現在使用中の容量が表示される
Dr.オフィス

Outlookに詳しい私が、メール容量の確認方法や賢い整理術について、わかりやすく解説していくよ!

Outlookの空き容量は、「メールボックスの整理」で簡単に確認することができます。

あわせて、メールを整理するルールを設定しておくと、今後のメール管理にも役立ちますよ。

メールをアーカイブして整理する方法について、<<Outlookアーカイブへの移動方法と戻し方!>>で解説しています。そちらも合わせて参考にしてみてください。

※本記事は『OS:Windows11』画像は『Outlookのバージョン:Microsoft365』を使用しています。

目次

Outlookでメールの容量を確認してみよう!

Outlookでメールボックスに保存できる容量は、1つのアカウントにつき100GBまで、無料版の【Outlook.com】では15GBまでとなっています。

また、送受信するメールごとの容量制限もあるので注意しましょう。

ここではまず使用中のOutlookの容量や、送受信するメールのサイズを確認する方法について解説します。

メールボックスの容量を確認する方法

まず、現在使用中のメールボックス容量を確認してみましょう。

STEP
ファイルタブを開く
「ファイル」をクリックする
「ファイル」をクリックする

まず、ホーム画面で左上の「ファイル」タブをクリックして開きましょう。

STEP
メールボックスの整理を開く

ファイルタブを開くと、アカウント情報が表示されます。

「メールボックスの整理」を開く
「メールボックスの整理」を開く
  1. アカウント情報内の「メールボックスの設定」をクリック
  2. 「メールボックスの整理」を選択する
STEP
メールボックスのサイズを表示
「メールボックスのサイズを表示」を選択する
「メールボックスのサイズを表示」を選択する

次に、「メールボックスの整理」から「メールボックスのサイズを表示」を選択して開いてください。

STEP
フォルダーのサイズが表示される
使用中の容量を確認できる
使用中の容量を確認できる

「フォルダーサイズ」が開き、フォルダーごとの使用容量と、合計サイズが表示されます。

Dr.オフィス

容量の確認は、スマホ版アプリではできないよ。
デスクトップ版かWeb版Outlookで確認してね。

送受信するメールの容量制限

Outlookで送信・受信するメールにも容量制限があり、添付ファイルを含め、メッセージ1通につき100MBまでとなっています。

制限を超えるサイズのメールを送信しようとすると、エラーになってしまうので注意しましょう。

ここでは、これから送信するメールの容量を確認する手順を例に見ていきましょう。

STEP
作成したメッセージを保存する
作成したメールを送信トレイに保存する
作成したメールを送信トレイに保存する

まず、「新規メッセージ」で作成したメールを一旦保存します。

STEP
メールのサイズを確認する
メッセージ1通のサイズが表示されている
メッセージ1通のサイズが表示されている
  1. 先ほどメールを保存したフォルダーを選択する
  2. フォルダーに保存されているメッセージ一覧の「サイズ」欄でメッセージのデータサイズを確認できる

「送信日時」「サイズ」「分類項目」など、メッセージに関する情報が全て表示されない場合は、Outlookを全画面で表示してみてください。

Dr.オフィス

同様に、受信メールのサイズを確認したい場合は、受信トレイや保存先のフォルダーから確認できるよ。

不要なメールを減らして容量を空ける簡単な方法を紹介!

Outlookでメールボックスの空き容量が不足してくると、メールやファイルの送受信がスムーズにできなくなってしまうことがあります。

その場合に有効な対策の一つは、メールボックスのクリーンアップを利用して不要なメールを削除するなど、使用中の容量を減らすことです。

こちらの詳しい解説には、別記事にて近日公開予定です。今しばらくお待ちください。

Outlookで添付ファイルのデータサイズが大きいと容量オーバーになる

Outlookで送信できる添付ファイルのサイズは20MBまでとなっています。

Dr.オフィス

ExchangeServerメールボックスを使用している場合のファイルサイズ制限は、10MBまでだよ!

写真や動画など、容量の大きいファイルを添付して送信する際、送信エラーになる、相手が受信するのに時間がかかる場合があります。

スムーズにデータファイルを送るには、ファイルのサイズを確認して、以下のような対策が必要です。

  • 添付ファイルをZip形式で圧縮し、容量を削減する
  • メールに添付するのでなく、GoogleDriveやOneDriveなどのクラウドストレージサービスを利用する

添付ファイルのサイズを確認する方法や、サイズの大きいファイルを送る具体的な方法については、<<添付ファイルが容量の上限を超えた場合の対処法!>>で解説しています。そちらも合わせて参考にしてみてくださいね。

メールボックス容量の上限を変更するには

できればメールボックスの上限を増やしたいところですが、基本的にこの上限を変更して増やすことは、今のところできません。

無料版の【Outlook.com】を利用している場合、Microsoft 365サブスクリプションプランに加入すれば、容量を拡大することができます。

Dr.オフィス

Outlookを企業で使用している場合、メールボックス容量を管理者権限で制限していることがあるよ。
その場合は使える容量を増やしてもらうよう、管理者に相談してみてね。

Outlookのメールボックス容量を確認する方法に関するQ&A

メールボックスがいっぱいの状態でメールを受信できなかった場合、容量を減らせば自動で受信できますか?

自動では再受信できないことがあります。送信者に連絡してメールを再送信してもらってください。

Outlookのメールボックスを整理して、容量を空けておこう!

今回は、Outlookのメールボックス容量や、メール1通のデータサイズを確認して整理する方法について解説しました。

突然メールの送受信ができない状態になってしまうと、急ぎの仕事を進められないなど、業務に支障をきたす可能性もあります。

そうなる前に定期的にメールボックスの空き容量を確認して、余裕を作っておくことが大切です。

それではポイントをおさらいしましょう。

おさらい
  1. アカウント情報の「ツール」から「メールボックスの整理」を開く
  2. 「メールボックスのサイズを表示」を選択
  3. 現在使用中の容量が表示される

メールを常に整理しておくことは、仕事をスマートに進める上で重要です。今回の記事を参考に、メールの断捨離をして業務に集中しやすい環境を整えましょう!

メールをアーカイブして整理する方法について、<<Outlookアーカイブへの移動方法と戻し方!>>で解説しています。そちらも合わせて参考にしてみてください。

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