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【Outlook】メールをPDF化して保存する方法を解説!便利な技を伝授

Outlook初心者

OutlookのメールをPDF化したいけどできるのかな?メールをPDF化できたら表示や共有がしやすくなるんだけど。

Dr.オフィス

Outlookで受信したメールをPDF化するには、『印刷』機能を使用すると簡単だよ。これから詳しく解説するね。

今回は、Outlookで受信したメールをPDF化する方法について、解説します。

この記事を読むと、メールをPDFに変換して保存する方法について、理解することができますよ。

【Outlook】メールをPDF化する簡単ステップ
  1. PDF化したいメールを選択
  2. [ファイル]タブ-[印刷]の順にクリック
  3. 『プリンター』の種類を[Microsoft Print to PDF]に設定
  4. 『印刷』ボタンをクリック
  5. [ファイル名]を入力し[保存]をクリック
Dr.オフィス

PCサポート歴10年以上の私が、Outlookで受信したメールをPDF化する方法について、詳しく解説するよ。

Outlookで受信したメールをPDF化するには『印刷』機能を経由して、ファイル形式をPDFに変換します。

また、Outlookのデータファイルを保存する方法については、こちら≫Outlookのメールをバックアップしておこう!自動的に保存する方法も解説!で詳しく解説しているので、是非参考にしてみてください。

※本記事は『OS:Windows11』画像は『Outlookのバージョン:Microsoft365』を使用しています。

目次

【Outlook】受信したメールをPDF化して保存しよう!

Outlookで保存できるファイル形式の確認
Outlookで保存できるファイル形式の確認

Outlookには、既定の[名前を付けて保存]の[ファイルの種類]にPDF形式は、含まれていません。

そのため、Outlookで受信したメールをPDF化するには、Windows10から標準搭載されている『仮想プリンター』を使用します。

ここでは、Outlookで受信したメールをPDF化するメリットと、メールをPDFに変換して保存する方法について、順番に見ていきましょう。

OutlookのメールをPDF化するメリット

Outlookで受信したメールをPDF化するメリットについて、以下にまとめました。

メールをPDF化する5つのメリット
  1. どのPCで開いても、同じ表示で共有ができる
  2. Outlookを起動することなく、メールの内容を確認できる
  3. Outlookのメールデータ『.msg』形式よりも、印刷や共有が簡単にできる
  4. 検索機能を使って、必要なメールを素早く見つけることができる
  5. ファイルサイズを小さくすることができる
『Microsoft Outlook』独自ファイルの説明
『Microsoft Outlook』独自ファイルの説明

Outlookのメールデータは、『.msg』形式で保存されます。『.msg』ファイルは、『Microsoft Outlook』独自のファイル形式のため、PCにOutlookがインストールされていない場合は、表示できない可能性があります。

Dr.オフィス

Outlookで受信したメールをPDF化すると、デバイスやOSに依存せずに表示ができるんだね。

PDFに変換して保存する方法

それでは、さっそく受信したメールをPDFに変換して、保存してみましょう。

STEP
PDF化するメールを選択
メール一覧からPDF化したいメールを選択
メール一覧からPDF化したいメールを選択
  1. PDF化したいメールを選択
  2. [ファイル]タブをクリック
STEP
[Microsoft Print to PDF]に設定
プリンターの選択
プリンターの選択

画面表示が切り替わったら、下記の通りに設定します。

  1. 画面左側の[印刷]をクリック
  2. 『プリンター』のドロップダウンメニューをクリック
  3. 『プリンター』を[Microsoft Print to PDF]に設定
STEP
『印刷』ボタンをクリック
印刷の開始
印刷の開始

『印刷』ボタンをクリックします。

印刷中のポップアップが表示される
印刷中のポップアップが表示される

この時『印刷中』のポップアップが表示されますが、そのままで問題ありません。

STEP
名前を付けて保存

次に、『印刷結果を名前を付けて保存』ダイアログボックスが表示されたら、下記の通りに設定しましょう。

PDFファイルとして名前を付けて保存
PDFファイルとして名前を付けて保存
  1. 保存先を選択
  2. [ファイル名]を入力
  3. ファイルの種類が『PDF』に設定されていることを確認
  4. [保存]をクリックして完了
保存したファイルの表示形式を確認
保存したファイルの表示形式を確認

PDFに変換して保存した後は、実際のファイルを確認しておきましょう。

このように、Outlookで受信したメールをPDF化して保存することができます。

Dr.オフィス

[Microsoft Print to PDF]を使用すると、PDFに変換できるんだね。

OutlookでメールをPDF化する方法に関するQ&A

Outlookで受信したメールをPDF化して保存する方法を教えてください。

Outlookで受信したメールをPDF化するには、Windows10から標準搭載されている仮想プリンター『Microsoft Print to PDF』を使用します。詳しくは、『【Outlook】受信したメールをPDF化して保存しよう!』で解説しています。

OutlookでメールにPDFを添付するには、どのような方法ですか?

Outlookでメールにファイルを添付して送信する方法については、こちら≫Outlookで添付ファイル付きメールを送信する方法!初心者必見で詳しく解説しています。

【Outlook】メールのPDF化はデバイスやOSを問わず表示できる!

今回は、Outlookで受信したメールをPDF化する方法について、解説しました。

メールをPDF化するには、Windows10から標準搭載されている仮想プリンター『Microsoft Print to PDF』を使用することが分かりましたね。

『.pst』や『.msg』形式にしてメールを保存する方法もありますが、これらは『Microsoft Outlook』独自のファイル形式のため、ドキュメントとして保存したり、共有したりする場合は、どのPCで開いても同じ表示で共有できるPDF化が便利です。

最後に、Outlookで受信したメールをPDF化する簡単ステップについて、おさらいします。

おさらい
  1. PDF化したいメールを選択
  2. [ファイル]タブ-[印刷]の順にクリック
  3. 『プリンター』の種類を[Microsoft Print to PDF]に設定
  4. 『印刷』ボタンをクリック
  5. [ファイル名]を入力し[保存]をクリック

メールをPDF化しておくと、デバイスやOSを問わず表示できるため、移動先でメールを表示して共有する場合などは、是非参考にしてみてください。

また、Outlookのデータファイルを保存する方法については、こちら≫Outlookのメールをバックアップしておこう!自動的に保存する方法も解説!で詳しく解説しています。

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