【Outlook】分類項目の使い方！意外と知らない分類してメールを表示する方法

今回は、Outlookの分類項目の使い方について、解説します。

この記事を読むと、Outlookでメールに分類項目を設定して、分類ごとに色分け表示する方法について、理解することができますよ。

Outlookでメールを分類ごとに色分け表示するには、分類項目ら色を設定するだけです。

また、メールを分類ごとに色分けしておくと、検索もしやすくなります。

Outlookの検索機能については、こちら≫Outlookでメールを検索する方法！便利技の活用術もわかりやすく解説！を参考にしてみてください。

※本記事は『OS：Windows11』画像は『Outlookのバージョン：Microsoft365』を使用しています。

【Outlook】分類項目の使い方を知ろう！メールの検索も簡単にできる！

Outlookの分類項目は、メールにラベルを付けて整理するための機能です。

メールを色で分類し、プロジェクト別、カテゴリー別、重要度など、自由に基準を設定して管理することができます。

初期設定では、6色の分類項目が作成されていますが、名前を変更したり、新規に項目を増やしたりすることもできます。

また、分類項目は、メールだけでなく、予定表、連絡先、タスクなどのアイテムにも使用できるため、アイテムの追跡と整理を効率的に行える便利な機能です。

『Outlook（new）（新しい Outlook for Windows）』の画像を使って解説します。
『新しい Outlook for Windows』がインストールされている場合には、『スタートメニュー』の[すべてのアプリ]の一覧に『Outlook（new）』のアイコンが表示されます。
『新しい Outlook for Windows』を使用するには、『新しいOutlookを試すとは？』を参考に切り替えてみてください。
なお、『Outlook（new）』の概要については、『Windows 用の新しい Outlook の概要』に掲載されています。

分類項目の使い方

それでは、新しいOutlookで分類項目の設定と解除する方法について、順番に解説します。

分類項目の設定

このように、分類項目をメールに設定することができます。

分類項目の解除

設定した分類項目を解除するには、2つの方法があります。

1.チェックを外して解除

分類項目の一覧を表示して、[オレンジの分類]の前に表示されているチェックをクリックすると、簡単に解除できます。

2.閲覧ウィンドウから解除

閲覧ウィンドウに表示されている、分類項目の[×]をクリックしても、同じように設定を解除することが可能です。

分類を指定して検索

新しいOutlookで『分類』を指定してメールを検索するには、分類ラベルをクリックします。

このように、分類を指定して対象のメールを検索することができます。

Outlookでメールを色分けして分類する方法

Outlookでメールを色分けするには、条件付き書式を設定します。

色分けの設定はウィザードに従って進めるため、気軽に色分け設定を試すことができます。

メールを色分けしておくと、視覚的に差出人の区別や把握ができ、とても便利です。

Outlookでメールを色分けして分類する方法については、こちら≫【Outlook】メールを色分けして分類する！条件付き書式の設定方法を解説で詳しく解説しています。

使いやすく分類項目を自由に編集する

Outlookの初期設定では、分類項目が色でしか区別されていないため、分類の数が多くなると分からなくなる場合があります。

そのような場合には、分類項目名を分かりやすい名前に編集しましょう。

また、分類項目は、自由に追加したり、不要なものを削除したりすることができます。

Outlookの分類項目を編集する方法については、こちら≫【Outlook】分類項目を編集しよう！項目の変更や追加と削除する方法を解説で詳しく解説しています。

【Outlook】分類項目を自動で割り当てる方法

分類項目を自動で割り当てるには、『ルール』を作成します。

それでは、分類項目を自動で割り当てるルールを作成してみましょう。

このように、分類項目を自動で割り当てることができます。

【Outlook】分類項目が表示されない

『クラシック Outlook（従来のOutlook）』では、閲覧ウィンドウに分類項目が表示されない場合があります。

例えば、『Outlook（new）からクラシック Outlook（従来のOutlook）に切り替えたら、分類項目が表示されなくなった』という場合には、『クラシック Outlook』の『ビューの詳細設定』を確認しましょう。

このように、『クラシック Outlook（従来のOutlook）』で分類項目が表示されない場合は、『ビューの詳細設定』を確認しましょう。

Outlookの分類に関するQ＆A

Outlookで分類項目が割り当てられている場合、解除する方法はありますか。

分類項目の設定を解除するには、2つの方法があります。詳しくは、『分類項目の使い方』で解説しています。

Outlookの分類項目が表示されない場合は、どうしたらよいですか。

分類項目が閲覧ウィンドウに表示されない場合は、『ビューの詳細設定』を確認しましょう。詳しくは、『【Outlook】分類項目が表示されない』で詳しく解説しています。

分類すると目的のメールをすぐに確認できる！

今回は、Outlookの『分類項目』の使い方について、解説しました。

メールに分類項目を設定すると、一瞬でメールにラベルを付けることができましたね。

自分が決めた分類基準で情報を整理することで、目的のメールを見つけやすくなります。

また、分類項目に応じて検索や並べ替えを行うことができるため、とても便利です。

最後に、Outlookでメールに分類項目を設定する簡単ステップについて、おさらいします。

Outlookの分類項目を活用して、メールを効率よく管理しましょう。

Outlookの検索機能については、こちら≫Outlookでメールを検索する方法！便利技の活用術もわかりやすく解説！を参考にしてみてください。