【Outlook】検索フォルダーの作り方!ピンポイントで条件を指定する方法も解説

Outlook初心者

Outlookの検索フォルダーってどんな機能なんだろう?
どうやって作るんだろう?

Dr.オフィス

検索フォルダーを作っておくと、指定した条件に当てはまるメールをフォルダーにまとめてくれて、とっても便利だよ!
作り方も簡単だからさっそくやってみよう!

今回は便利な「検索フォルダー」の使い方を解説します。

記事内では複数の条件を決められる「カスタム」の設定方法も解説しているので、メールのやりとりが多い人も必見です。

検索フォルダーを作る簡単ステップ
  1. 「フォルダータブ」→「新しい検索フォルダー」の順に選択する。(CtrlShiftP)
  2. ダイアログボックスで検索の条件や場所を決めて「OK」をクリックする
Dr.オフィス

10年以上事務職をしていて、仕事の多い私がほとんど残業していないのは検索フォルダーのおかげかも!

かんたん2ステップで作れる検索フォルダーを活用して、メール検索の手間を無くしましょう。

検索機能についてはこちら「≫Outlook【高度な検索】の使い方!便利な時短テクニックも紹介!」で総合解説しています。

※本記事は『OS:Windows10』画像は『Outlookのバージョン:Microsoft365』を使用しています。

目次

Outlookで検索フォルダーを作成する方法

検索フォルダーの作り方
検索フォルダーの作り方

検索フォルダーは、

  • フォルダータブから「新しい検索フォルダー」を開く方法と
  • フォルダーウィンドウから「新しい検索フォルダー」を開く方法
  • ショートカットキー【Ctrl+Shift+P

この3パターンの作り方があります。

条件を指定する
条件を指定する

そしてダイアログボックスで条件や検索場所などを指定する、という流れです。

検索フォルダーの場所
検索フォルダーの場所

作成した検索フォルダーは、メールウィンドウの最下部に表示されます。

次に条件の種類を紹介します。

検索フォルダーで指定できる条件

「新しい検索フォルダー」
「新しい検索フォルダー」

検索フォルダーで指定できる条件は次の通りです。

  • メールの読み取り
    ・未読のメール
    ・フラグの設定されたメール
    ・未読、またはフラグの設定されたメール
    ・重要なメール
  • 人と配布リストからのメール
    ・特定の人と交換したメール
    ・特定の人からのメール
    ・[宛先]または[CC]に自分の名前があるメール
    ・パブリック グループに送信されたメール
  • メールの整理
    ・分類されたメール
    ・サイズの大きいメール
    ・日付の古いメール
    ・添付ファイルのあるメール
複数の条件を指定できる
複数の条件を指定できる

下までスクロールすると、「カスタム」という項目もあります。

次は「カスタム」を使って複数の条件を設定する方法を解説します。

複数の条件を指定するには

「カスタム」の使い方
「カスタム」の使い方

複数の条件を指定するには、「新しい検索フォルダー」のダイアログボックスから「カスタム検索フォルダーを作成する」→「選択」という順にクリックします。

対象→条件
対象→条件

検索対象のフォルダーを決めて「条件」をクリックしましょう。

3つのタブで条件を決める
3つのタブで条件を決める

「検索フォルダーの条件」というダイアログボックスが開きました。

ここでは「高度な検索」と同じように、3つのタブで条件を設定できます。

条件が決まったら「OK」をクリックしましょう。

フォルダ名を付ける
フォルダ名を付ける

フォルダーに名前を付けて「OK」です。

「OK」で終了
「OK」で終了

最後にもう一度「OK」をクリックして終了です。

メールウィンドウの最下部
メールウィンドウの最下部

複数条件の検索フォルダーが追加されました。

「お気に入り」に追加すると最上部に移動できる

今のところ検索フォルダーを好きな場所に移動することはできません。

ですが「お気に入り」に追加すると、フォルダーウィンドウの最上部に移動させられます。

「お気に入りに追加」する方法
「お気に入りに追加」する方法

作成済みの検索フォルダーを右クリックして、「お気に入りに追加」を選択しましょう。

最上部へ移動した
最上部へ移動した

たったこれだけでメールウィンドウの上部に移動できました。

「お気に入り」一覧の中ではドラッグ操作で自由に場所を変えられます。

検索フォルダーを削除する方法

削除する方法
削除する方法

検索フォルダーを削除するには、作成済みのフォルダーを右クリックし、「フォルダーの削除」を選択しましょう。

「はい」で削除
「はい」で削除

アイテム自体は削除されないので「OK」で削除完了です。

検索フォルダーで毎回10秒節約!

今回はよく使う検索条件をフォルダー化して、いつでもすぐに特定のメールを見つけられる「検索フォルダー」の使い方を解説しました。

「カスタム」を使えば複数の条件を自由に決められるので、ぜひ活用してみてください。

最後に検索フォルダーの使い方をおさらいしてみましょう。

おさらい
  • 「フォルダータブ」→「新しい検索フォルダー」の順に選択する。(CtrlShiftP)
  • ダイアログボックスで検索の条件や場所を決めて「OK」をクリックする

検索フォルダーを活用し、ストレスの無いメール検索を!

Outlookの検索についてはこちら「≫Outlookでメールを検索する方法!便利技の活用術もわかりやすく解説!」で詳しく解説しています。

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