【Outlook】今さら聞けないアーカイブとは？メールの移動方法や戻し方を解説

Outlookのアーカイブを実行すると、対象のメールが即座に受信トレイから消えてしまいますが、削除するための機能ではありません。

アーカイブは、メールを整理するのにとても便利な機能です。

この記事を読むと、Outlookのアーカイブの使い方や戻し方、メールを効率的に整理する方法について、理解することができますよ。

Outlookのアーカイブは、受信トレイからメールを移動させ、非表示にする機能です。

リボン上の『アーカイブ』ボタンで簡単に操作することができるので、フォルダー分けを考えずに受信トレイを整理するにはおススメですよ。

また、過去に受信した古いメールが検索できないという場合は、こちら≫【Outlook】古いメールが表示されない！早く知りたかった対処方法！で詳しく解説しています。

※本記事は『OS：Windows11』画像は『Outlookのバージョン：Microsoft365』を使用しています。

【Outlook】アーカイブ機能を使ってみよう！

Outlookのアーカイブ（archive）という言葉は知っているけれど、実際に使ったことがないというユーザーは、多いのではないでしょうか。

アーカイブ機能を使用すると、受信トレイの整理が効率的に行えます。

『今、このメールを読むことはないけど、後で確認したい』というような場合、受信トレイからアーカイブフォルダーに一時的に移動させるという意味でも、アーカイブ機能はとても便利です。

Outlookにはアーカイブとオンラインアーカイブがありますが、それぞれ異なる役割を持つ別機能となります。ここではOutlookのアーカイブについて、解説します。

アーカイブ（archive）とは

アーカイブ（archive）は日本語で『書庫』といった意味になりますが、ITの分野ではデータの長期保存のために、安全にデータを保存することを表す言葉として使われます。

そして、Outlookのアーカイブでは、受信したメールを削除せずに、受信トレイから非表示にして、アーカイブフォルダーを『メールの保管庫』として使用する機能です。

メールをアーカイブする

それでは、Outlookのアーカイブを使ってみましょう。

このように、受信トレイのメールを簡単にアーカイブすることができます。

フォルダーウィンドウに表示されている『アーカイブ』フォルダーは、Outlookの既定フォルダーのため、削除することはできません。

アーカイブしたメールの保存期間

Outlookの初期設定では、アーカイブしたメールに保存期間は設定されていません。

そのため、受信トレイからアーカイブフォルダーに移動したメールは、意図的に別フォルダーに移動させたり、削除したりしない限りは、そのまま保存され続けます。

アーカイブからメールを戻す方法

アーカイブしたメールを受信トレイに戻す方法は、とても簡単です。

それでは、アーカイブフォルダーを表示しましょう。

このように、アーカイブしたメールを簡単に受信トレイに戻すことができます。

メールの戻し先は、受信トレイに限定する必要はありません。別フォルダーを作成し、戻し先に指定することも可能です。

アーカイブが勝手に実行される2つの原因とは？

Outlookのアーカイブが勝手に実行される場合、2つの原因が考えられます。

1つ目は、自動アーカイブの設定です。

自動アーカイブの設定を解除するには、『古いアイテムの整理』機能を無効にする必要があります。

2つ目は、アーカイブのショートカットキーBackspaceです。

OutlookでのBackspaceの機能は、タイミングによってはアーカイブのショートカットキーになるため、使い方を確認しておきましょう。

Outlookのアーカイブが勝手に実行される2つの原因と対処方法については、こちら≫Outlookのアーカイブが勝手に実行される？自動アーカイブを解除する方法を解説で詳しく解説しています。

Outlookのアーカイブに関するQ＆A

アーカイブしたメールはどこに保存されますか？

アーカイブしたメールは、アーカイブフォルダーに保存されます。詳しくは、『メールをアーカイブする』で解説しています。

Outlookでアーカイブしたメールを戻す方法を教えてください。

リボンのコマンドから戻す方法と、右クリックメニュー（コンテキストメニュー）から戻す方法と2種類あります。詳しくは、『アーカイブから戻す方法』で解説しています。

アーカイブを使用して効率的にメールを整理しよう！

今回は、Outlookのアーカイブ機能について、解説しました。

アーカイブは、フォルダー分けを考えることなく瞬時にメールを移動させ、効率的にメールを整理してくれる機能でしたね。

メールの移動には、仕分けルールを適用する方法もありますが、アーカイブを使用する方が受信トレイからの移動や戻し方がとても簡単です。

また、メールをアーカイブしてもメールデータの容量は変わらないため、受信トレイの空容量を増やしたい場合は、不要なメールは削除しておきましょう。

最後にOutlookのアーカイブを設定する簡単ステップについて、おさらいします。

受信トレイにメールが溜まってきたら、アーカイブを使用して効率的にメールの整理を行いましょう。

また、過去に受信した古いメールが検索できないという場合は、こちら≫【Outlook】古いメールが表示されない！早く知りたかった対処方法！で詳しく解説しています。