【Outlook】テンプレートの作成と呼び出し方法!編集や保存場所も解説

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Outlook初心者

Outlookで、定期的に送るメールのテンプレートを作成する方法を教えてほしい。今は、前回送ったメールをコピーして使ってるのだけど、意外と手間なんだよね。

Dr.オフィス

そうだね、前回送ったメールをコピーしていると宛先の漏れも出てくるかもしれないね。Outlookでテンプレートを作成する方法は簡単だから、これから詳しく解説するね。

今回は、Outlookのテンプレートの作成と呼び出し方法について、解説します。

業務で定期的に同じメンバーに同じような内容のメールを送信する際、どのような方法で行っていますか。

『新規に作成している』、『前回のメールをコピーしている』、『メモ帳にテキスト保存している』といったように、様々な方法があります。

ですが、よく使う宛先、件名、本文(テキスト)をテンプレートとして保存しておき、すぐにメールを送信できたら、すごく便利ですよね。

この記事を読むと、Outlookでよく使うメールを素早く作成して送信する方法について、理解することができますよ。

【Outlook】テンプレートを作成する3つの方法
  1. マイテンプレートを作成する(タイトルと本文を登録)
  2. ユーザーテンプレートを作成(宛先、件名、本文、添付などを登録)
  3. クイック操作を利用する(メールを作成してから送信するまでの一連の操作を登録)
Dr.オフィス

PCサポート歴10年以上の私が、Outlookのテンプレートの作成や呼び出し方法について、詳しく解説するよ。

Outlookのテンプレートを作成する方法は、とても簡単です。

テンプレートには種類がありますが、適切に使い分けることでメールの作成を効率的に行えます。

また、テンプレートを作成しておくと、自動返信を設定する際にも便利です。

テンプレートを使用してメールの自動返信を設定する方法については、こちら≫【Outlook】自動返信を設定する方法!長期休暇の不在通知にも使える便利技で詳しく解説しています。

※本記事は『OS:Windows11』画像は『Outlookのバージョン:Microsoft365』を使用しています。

目次

【Outlook】テンプレートを作成しよう!

Outlookで定期的に同じ内容のメールを送信する場合、テンプレート(定型文)を活用すれば、メール作成の時間を大幅に短縮できます。

ここでは、Outlookの2つテンプレートの作成方法とテンプレートの保存場所について、順番に解説します。

2つのテンプレート

Outlookのテンプレートには、マイテンプレートユーザーテンプレートがあります。

2つのテンプレートについて、特徴を下記の一覧にまとめました。

種類         テンプレート化できる項目呼び出し方法     利用対象
マイテンプレート本文(テキスト)のみ[マイテンプレート]同じMicrosoft 365アカウントで使用可能
PC版アプリOutlook
Web版Outlook
ユーザーテンプレート宛先、件名、本文、添付[フォームを選択]PC版アプリOutlook
Web版Outlook
Dr.オフィス

2つのテンプレートは、スマートフォンには対応していないから覚えておこうね!

また、クイック操作にメール作成の一連の操作を登録することで、テンプレートを作成することができます。

クイック操作でテンプレートを作成する方法については、こちら≫【Outlook】クイック操作の設定方法!おすすめの時短操作を伝授!で詳しく解説しています。

テンプレートの作成

それでは、マイテンプレートとユーザーテンプレートを作成しましょう。

マイテンプレートの作成

STEP
『テンプレートを表示』を選択

マイテンプレートを作成するには、まずメッセージ作成ウィンドウを開きます。

マイテンプレートの作成
マイテンプレートの作成
  1. [ホーム]タブを選択
  2. [新しいメール]を選択
  3. [メッセージ]タブを選択
  4. 『マイテンプレート』の[テンプレートを表示]を選択
初回使用時のメッセージ
初回使用時のメッセージ

初回は上記画像が表示されますが、[続行]を選択しましょう。

STEP
タイトルと本文を入力して保存

既存のマイテンプレートが表示されます。

[+テンプレート]を選択
[+テンプレート]を選択

[+テンプレート]を選択します。

タイトルと本文を入力して保存する
タイトルと本文を入力して保存する

テンプレートとして保存したいタイトルと本文を入力しましょう。

  1. 『タイトル』を入力
  2. 『本文』を入力
  3. [保存]を選択
STEP
マイテンプレートに追加される
作成したテンプレートの確認
作成したテンプレートの確認

『マイテンプレート』に保存したテンプレートが追加されましたね。

このように、マイテンプレートを作成することができます。

ユーザーテンプレートの作成

STEP
メールを新規作成

メールを新規作成し、ユーザーテンプレートを作成します。

ユーザーテンプレートの作成
ユーザーテンプレートの作成
  1. [ホーム]タブを選択
  2. [新しいメール]を選択
  3. [宛先]を入力
  4. [件名]を入力
  5. [本文]を入力
STEP
名前を付けて保存

最後に作成したテンプレートに名前を付けて保存します。

ユーザーテンプレートを保存する
ユーザーテンプレートを保存する
  1. [ファイル]タブを選択
  2. 『名前を付けて保存』を選択
ファイルの種類は『Outlook テンプレート(*.oft)』を選択
ファイルの種類は『Outlook テンプレート(*.oft)』を選択

『ファイル名を付けて保存』ダイアログボックスが表示されたら、下記の通りに設定しましょう。

  • [ファイルの種類]で『Outlook テンプレート(*.oft)』を選択
    (最初に『Outlook メッセージ形式 – Unicode(*.msg)』が表示される)
  • [保存]を選択
    (初期設定では、C:\Users\ユーザー名\AppData\Roaming\Microsoft\Templatesに保存される)

これでユーザーテンプレートの保存は完了となります。

メッセージ作成ウィンドウを閉じる
メッセージ作成ウィンドウを閉じる

テンプレート保存が完了したメッセージ作成ウィンドウを閉じると、上記メッセージが表示されますが、[いいえ]を選択しましょう。

[はい]を選択した場合には、下書きにメッセージが保存されます。

ユーザーテンプレートは、保存後に編集することができません。編集したい場合は、新規にテンプレートを作成し同じ名前で上書き保存しましょう。

このように、ユーザーテンプレートを作成することができます。

Dr.オフィス

よく使う本文や繰り返し送信するメールは、テンプレート化して効率的に作業を進めよう!

作成したテンプレートを呼び出す方法

それでは、先ほど作成したマイテンプレートとユーザーテンプレートを呼び出します。

マイテンプレートの呼び出し

マイテンプレートを呼び出すには、『テンプレートを表示』を選択します。

[テンプレートを表示]を選択
[テンプレートを表示]を選択
  1. [メッセージ]タブを選択
  2. 『マイテンプレート』の[テンプレートを表示]を選択
  3. 一覧から呼び出したいマイテンプレートを選択
テンプレートが呼び出され挿入される
テンプレートが呼び出され挿入される

メッセージ作成ウィンドウに、選択したテンプレートが挿入されましたね。

このように、マイテンプレートを呼び出すことができます。

マイテンプレートを編集する方法
マイテンプレートを編集する方法

また、マイテンプレートを編集したい場合は、編集したいテンプレートにマウスポインターを乗せ、右端に表示される『テンプレートの保存』を選択しましょう。

編集が完了したら[保存]を選択
編集が完了したら[保存]を選択

編集したい内容を入力し、[保存]を選択します。

このように、マイテンプレートを編集することができます。

ユーザーテンプレートの呼び出し

次に、ユーザーテンプレートを呼び出します。

STEP
『フォームの選択』ダイアログボックスの表示
[フォームの選択]を選択
[フォームの選択]を選択
  1. [ホーム]タブを選択
  2. 『新しいアイテム』を選択
  3. [その他のアイテム]を選択
  4. [フォームの選択]を選択
STEP
テンプレートを選択

『フォームの選択』ダイアログボックスが表示されたら、下記の通りに設定しましょう。

呼び出すテンプレート名を選択
呼び出すテンプレート名を選択
  1. 『フォルダーの場所』からの[ファイル システム内のユーザー テンプレート]を選択
  2. 呼び出したいテンプレート名を選択
  3. [開く]を選択
STEP
呼び出しの完了
作成したテンプレートの呼び出しが完了
作成したテンプレートの呼び出しが完了

作成したユーザーテンプレートを呼び出すことができましたね。

このように、ユーザーテンプレートを呼び出すことができます。

Dr.オフィス

ユーザーテンプレートは、メールの新規作成時のみ呼び出すことができるテンプレートだよ。返信、転送の際は呼び出すことができないから覚えておこうね。

Outlookの署名もテンプレートが使える?

Outlookでは、Microsoft社が無料配布している署名のテンプレートを使用することができます。

無料配布している署名テンプレートを入手する
無料配布している署名テンプレートを入手する

簡単に使えるおしゃれな署名のテンプレートを使用した場合には、おすすめです。

Outlookの署名のテンプレートを使用する方法については、こちら≫Outlookの署名にテンプレートを使おう!簡単におしゃれでプロ並みの仕上がりに!で詳しく解説しています。

署名のテンプレートを自動挿入する方法

Outlookで作成した署名のテンプレートは、メール本文に自動で挿入できます。

Outlookのオプションから署名の設定
Outlookのオプションから署名の設定

署名を自動挿入するには、Outlookのオプションから簡単に設定することができます。

作成した署名のテンプレートを自動挿入する方法については、こちら≫Outlookで署名を自動挿入する・しない方法!返信にも簡単!で詳しく解説しています。

Outlookのテンプレートに関するQ&A

メールのテンプレートを呼び出せるようにしておくには何をしたらよいですか?

Outlookのテンプレートには、マイテンプレートとユーザーテンプレートがあり、事前に作成しておく必要があります。詳しくは『【Outlook】テンプレートを作成しよう!』で解説しています。

Outlookのテンプレートは共有できますか?

ユーザーテンプレート(.oft)の場合、添付ファイルとして送受信したり、ネットワーク共有フォルダやOneDriveなどで共有ができます。

テンプレートでメール作成の時間を短縮しよう!

今回は、Outlookのテンプレートの作成と呼び出し方法について、解説しました。

よく使う本文や件名、宛先をテンプレートとして保存しておくと、とても便利でしたね。

テンプレートを保存する際には、宛先の漏れや本文や件名に誤字脱字がないよう、丁寧に確認しましょう。

また、Outlookのテンプレートには、マイテンプレートとユーザーテンプレートと2種類ありましたが、それぞれの特徴を把握して使い分けることが重要です。

最後に、Outlookのテンプレートを作成する3つの方法について、おさらいします。

おさらい
  1. マイテンプレートを作成する(タイトルと本文を登録)
  2. ユーザーテンプレートを作成(宛先、件名、本文、添付などを登録)
  3. クイック操作を利用する(メールを作成してから送信するまでの一連の操作を登録)

Outlookのテンプレートは、一度作成しておけば繰り返し何度でも使えて、内容の更新も可能です。

よく使う本文や件名、宛先は、テンプレートとして保存し活用してみてください。

また、テンプレートを作成しておくと、自動返信を設定する際にも便利です。

テンプレートを使用してメールの自動返信を設定する方法については、こちら≫【Outlook】自動返信を設定する方法!長期休暇の不在通知にも使える便利技で詳しく解説しています。

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