Outlookで仕分けルールを決めよう!メール整理の王道を解説

Outlook初心者

Outlookの仕分けルールを作る方法を教えて!見たいメールを探し出すのが大変なんだ!

Dr.オフィス

仕分けルールを作ると、受信・送信メールを自動でフォルダに振り分けてくれて便利だよね!
今回は基本の設定から、仕分けルールについてのよくある疑問も解説するよ!

Outlookで色んな相手とやり取りをするなら、「仕分けルール」は必須に近いスキルです。

メールを自動で振り分けて業務効率をアップさせましょう。

まずは仕分けルールのおおまかな流れを紹介します。

仕分けルールの簡単ステップ
  1. 振り分け先のフォルダを作成する
  2. ホームタブ→「ルール」→「仕分けルールの通知と管理」の順にクリックする
  3. 「新しい仕分けルール」をクリックする
  4. 以降は「自動仕分けウィザード」の画面に従って設定していく
Dr.オフィス

事務職を10年以上経験した私が分かりやすく解説するよ!

仕分けルールは簡単ステップの通り、「自動仕分けウィザード」に従って設定していくだけなのでとても簡単です。

そして仕分けルールのように一度設定しておくだけでよい、名刺のような機能「署名」も便利なのでこの機会に使ってみてください。こちら「≫Outlookで署名を設定しよう!初心者でも簡単にマスターできる!」で手順を解説しています。

※本記事は『OS:Windows10』画像は『Outlookのバージョン:Microsoft365』を使用しています。

目次

Outlookで仕分けルールを作る方法

Outlookの仕分けルールは

  1. 振り分け先フォルダを作り
  2. 受信or送信、ドメインや差出人などの条件を指定する

という流れです。さっそく順番に進めていきましょう。

振り分けフォルダを作成する

「新しいフォルダー」を作る
「新しいフォルダー」を作る

まずはメールの振り分け先を作ります。「フォルダータブ」をひらき、「新しいフォルダー」を選択しましょう。

受信メールを振り分ける場合
受信メールを振り分ける場合

ダイアログが開きました。上から順に「名前(フォルダ名)」を入力し、「メールと投稿アイテム」、「受信トレイ」を選択して「OK」をクリックします。

準備完了
準備完了

受信トレイの中に新しいフォルダーが追加され、仕分けルールを設定する準備ができました。

仕分けするメールの種類を選択

「仕分けルールと通知の管理」
「仕分けルールと通知の管理」

ホームタブをひらき、「ルール」→「仕分けルールと通知の管理」の順に選択します。

「新しい仕分けルール」
「新しい仕分けルール」

ダイアログボックスが開きました。「電子メールの仕分けルール」タブの「新しい仕分けルール」をクリックしましょう。

「自動仕分けウィザード」で設定していく
「自動仕分けウィザード」で設定していく

「自動仕分けウィザード」が開きました。今回は「受信メッセージにルールを適用する」を選択します。選択したら「次へ」をクリックしましょう。

Dr.オフィス

自動仕分けウィザード画面の「ステップ2」の欄に、指定した条件が反映されていくよ!
確認しながら進めてみてね!

仕分けルールの条件を決める

チェックを入れ青文字のリンクをクリックする
チェックを入れ青文字のリンクをクリックする

「差出人のアドレスに特定の文字が含まれる場合」にチェックを入れ、「ステップ2」の青文字の「特定の文字」をクリックしましょう。

差出人のアドレスやドメインを入力する
差出人のアドレスやドメインを入力する

ダイアログボックスに相手のドメインなどを入力して「追加」を選択します。

「OK」
「OK」

「特定の文字の一覧」に入力内容が追加されたら「OK」をクリックします。

「ステップ2」に反映される
「ステップ2」に反映される

自動仕分けウィザードにも反映されました。「次へ」をクリックしましょう。

移動先を決める(メッセージに対する処理を選択する)

青文字の「指定」をクリックする
青文字の「指定」をクリックする

「指定フォルダーへ移動する」にチェックを入れ、ステップ2の「指定」をクリックしましょう。

フォルダを選択する
フォルダを選択する

前もって作った振り分け先のフォルダを選択し、「OK」をクリックします。

「次へ」
「次へ」

再び自動仕分けウィザードの画面に戻るので「次へ」をクリックしましょう。

「ただし~の場合を除く」という設定
「ただし~の場合を除く」という設定

「例外条件」も指定できます。必要であれば設定しましょう。特に必要なければそのまま「次へ」をクリックします。

「完了」する
「完了」する

設定内容と、「この仕分けルールを有効にする」にチェックが入っていることを確認して「完了」をクリックしましょう。

「OK」で設定完了
「OK」で設定完了

最後にもう一度内容を確認し、「OK」をクリックすると仕分けルールの設定が完了します。

Dr.オフィス

これで次からのメールが自動で振り分けられるようになったよ!
次は過去のメールにも仕分けルールを適用してみよう!

Outlookで過去のメールを振り分ける方法

「仕分けルールと通知の管理」
「仕分けルールと通知の管理」

まずはホームタブから「ルール」→「仕分けルールと通知の管理」の順にクリックしましょう。

「仕分けルールの実行」
「仕分けルールの実行」

実行する仕分けルールにチェックを入れ、「仕分けルールの実行」を選択します。

「今すぐ実行」
「今すぐ実行」

再びチェックを入れ、「今すぐ実行」をクリックすると過去のメールが振り分けされます。

仕分けルールの消し方

「仕分けルールと通知の管理」
「仕分けルールと通知の管理」

仕分けルールは削除する場合も、ホームタブから「ルール」をクリックし、「仕分けルールの通知と管理」を開きます。

削除の手順
削除の手順

削除する仕分けルールにチェックを入れ、「削除」→「はい」の順にクリックすれば完了です。

また仕分けルールでは、特定のメールを自動的に削除することも可能です。

過去のメールをまとめて消したいときにも役に立つので、こちら「≫【Outlook】仕分けルールで削除する方法!要らないメールをまとめて消そう」もぜひ読んでみてください。

仕分けルールを移行するには

仕分けルールを移行するには
仕分けルールを移行するには

Outlookの仕分けルールは、移行する場合も「仕分けルールの通知と管理」ダイアログボックスから操作します。

エクスポートからインポートまでの手順やポイントはこちら「≫【Outlook】仕分けルールをエクスポート・インポートしよう!簡単すぎる手順をわかりやすく解説!」で解説しています。

複数の仕分けルールが同時に適用されてしまうときは

上から順に適用される
上から順に適用される

仕分けルールを複数設定していると、該当した分だけのルールが適用されます。

そのため、したい処理が適用されずに困っている人も多いようです。

そんなときはこちら「≫【Outlook】「仕分けルールの処理を中止する」とは?役割や使い方を徹底解説!」に解決策を紹介しているので役立ててください。

仕分けルールが実行されない時は?

仕分けルールが実行されない原因は様々ですが、こちら「≫【Outlook】仕分けルールが実行されない?メールの振り分けができない人必見!」で考えられる原因7つを紹介しています。

原因7つの原因について、記事のトピックはざっくりとですが以下の通りです。

topics
  • ルールの一覧の画面で緑色のチェックマークが入っているか?
  • ルールが重複していないか?
  • 迷惑メールフォルダに入っていないか?
  • クライアントルールになっていないか?
  • 誤字・脱字は無いか?

Outlookスキルのアップにつながると思うので、ぜひ読んでみてください。

仕分けルールは「今すぐ実行」とセットで!

今回はメールを自動で振り分けられる「仕分けルール」について解説しました。

ですが仕分けルールはメールの振り分けだけでなく、削除や転送などの処理もできるので忙しい人こそ、業務効率の向上に間違いなくつながるでしょう。

最後に、仕分けルールを設定するステップをもう一度振り返ってみましょう。

おさらい
  1. 振り分け先のフォルダを作成する
  2. ホームタブ→「ルール」→「仕分けルールの通知と管理」の順にクリックする
  3. 「新しい仕分けルール」をクリックする
  4. 以降は「自動仕分けウィザード」の画面に従って設定していく

設定後は「仕分けルールの実行」→「今すぐ実行」で過去のメールにも適用されます。

ぜひ仕分けルールでメール整理の時間を削減し、残業やストレスから解放されましょう。

また、Outlookは名刺代わりに使える「署名」機能も便利でおすすめなので、ぜひこちら「≫Outlookで署名を設定しよう!初心者でも簡単にマスターできる!」も読んでみてください。

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