Outlookで署名を設定しよう！初心者でも簡単にマスターできる！

Outlookで署名を使うと会社名や氏名、担当部署などを覚えてもらいやすくなって便利ですよね。

今回は基本的な設定や自動挿入などの設定、会社やSNSアイコンなどの画像を入れリンク化する方法など、署名について総合的に解説しています。

ぜひ使いこなしてOutlookスキルをアップさせましょう。

署名の設定は一見手順が多いように感じるかもしれませんが、実際やってみるととても単純なので「できない」という人もゆっくりやってみてください。

またOutlookでのメールのやり取りが多いという人には、自動でフォルダ分けしてくれる「仕分けルール」という機能もとてもオススメです。

こちら「≫Outlookで仕分けルールを決めよう！メール整理の王道を解説」で詳しく解説しているのでぜひ読んでみてください。

※本記事は『OS：Windows10』画像は『Outlookのバージョン：Microsoft365』を使用しています。

Outlookに署名を設定しよう

まずは「Outlookのオプション」を開きましょう。(ファイルタブ→オプション)

キーボードのAlt→F→Tを順番に押すとショートカットできます。

「メール」タブ→「署名」の順にクリックしましょう。

ダイアログボックスの「署名」タブ→「新規作成」の順にクリックします。

署名の名前(ビジネス用など)を入力して、「OK」をクリックしましょう。

署名の編集スペースに内容を入力し、「OK」をクリックして設定が完了です。

メールを新規作成すると、署名が自動で挿入されています。

Outlookの署名を自動挿入する、しない方法

すでに作ってある署名を、自動で挿入したり、逆に手動で挿入したいこともあると思います。

そんなときは「既定の署名の選択」」ですぐに設定できます。

手順についてはこちら「≫Outlookで署名を自動挿入する・しない方法！返信にも簡単！」で分かりやすく解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

Outlookの署名を変更するには

署名の内容や名前も「署名とひな形」ダイアログボックスから変更できます。

また、挿入される署名の変更も簡単です。

詳しい手順はこちら「≫Outlookで署名を「変更」しよう！初心者にも分かりやすい解説！」で解説しています。

署名のおすすめテンプレートを紹介

Outlookの署名はMicrosoftのテンプレートを使うと、簡単におしゃれでプロ並みな署名に変身します。

使い方や編集の仕方についてこちら「≫Outlookの署名にテンプレートを使おう！簡単におしゃれでプロ並みの仕上がりに！」で解説しています。

署名に画像を挿入するには

Outlookでは、署名に画像を挿入するのも簡単です。

サイズの変更もOutlookで可能です。

こちら「≫Outlookの署名に画像を入れよう！便利技やよくある疑問も解説！」では、画像の調整や知っておきたい便利機能を解説しています。

Outlookの署名を移行(エクスポート)する方法

Outlookの署名は、メールデータと別に移行の作業が必要です。

とはいっても、署名のデータフォルダにアクセスしてコピーを取るだけ、といった簡単な作業になっています。

下記が署名データのアドレスです。

C:\Users\PCのユーザー名\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

詳しい手順などについてはこちら「≫Outlookの署名を移行する方法！フォルダのコピーで簡単にできる」の解説を読んでください。

web版Outlookで署名を設定するには

web版Outlookでも署名を設定できます。(Microsoftアカウントが必要です。)

インストール版とは見た目が違いますが、操作や設定はとっても簡単なのでこちら「≫Outlookのweb版(365)で署名を挿入しよう！初めてでも簡単設定！」を読んでください。

署名を設定するポイントまとめ

今回はOutlookの名刺のような機能、署名について解説しました。

署名を設定するときは見やすい(わかりやすい)ことに加えて、印象に残りやすければもっと良いかなと思います。

最後にもう一度、署名を設定する手順を振り返ってみましょう。

ぜひ署名を使いこなし、業績No.1を目指しましょう。

またOutlookでのメールのやり取りが多い人には「仕分けルール」も欠かせませんね。自動振り分け以外にも転送や削除といった処理もできるので、この機会に設定を見直してみるのもいいでしょう。

詳しくはこちら「≫Outlookで仕分けルールを決めよう！メール整理の王道を解説」を読んでください。