Outlookで署名を設定しよう!初心者でも簡単にマスターできる!

Outlook初心者

Outlookで署名を設定する方法を教えて!リモートでのやり取りが増えたから改めて確認したいんだ!

Dr.オフィス

署名を使うと名刺代わりになって便利だよね!
基本的な使い方や、オリジナリティあふれる署名の作り方も紹介するよ!

Outlookで署名を使うと会社名や氏名、担当部署などを覚えてもらいやすくなって便利ですよね。

今回は基本的な設定や自動挿入などの設定、会社やSNSアイコンなどの画像を入れリンク化する方法など、署名について総合的に解説しています。

ぜひ使いこなしてOutlookスキルをアップさせましょう。

署名を設定する簡単ステップ
  1. 「ファイルタブ」を開く
  2. 「オプション」を選択する
  3. 「メール」→「署名」の順にクリック
  4. 「署名」→「新規作成」の順にクリック
  5. 「署名の名前」を入力する(例:ビジネス用など)
  6. 署名の内容を入力して「OK」をクリック
  7. 「新しいメール」を作成すると、メールの終わりに署名が挿入されています。
Dr.オフィス

事務職を10年以上経験した私が、つまづきやすいポイントもわかりやすく解説するよ!

署名の設定は一見手順が多いように感じるかもしれませんが、実際やってみるととても単純なので「できない」という人もゆっくりやってみてください。

またOutlookでのメールのやり取りが多いという人には、自動でフォルダ分けしてくれる「仕分けルール」という機能もとてもオススメです。

こちら「≫Outlookで仕分けルールを決めよう!メール整理の王道を解説」で詳しく解説しているのでぜひ読んでみてください。

※本記事は『OS:Windows10』画像は『Outlookのバージョン:Microsoft365』を使用しています。

目次

Outlookに署名を設定しよう

Outlookのオプション(Alt→F→T))
Outlookのオプション(Alt→F→T))

まずは「Outlookのオプション」を開きましょう。(ファイルタブ→オプション)

キーボードのAltFTを順番に押すとショートカットできます。

「メール」→「署名」
「メール」→「署名」の順にクリック

「メール」タブ→「署名」の順にクリックしましょう。

「署名」→「新規作成」
「署名」→「新規作成」

ダイアログボックスの「署名」タブ→「新規作成」の順にクリックします。

署名の名前を入力
署名の名前を入力

署名の名前(ビジネス用など)を入力して、「OK」をクリックしましょう。

署名の内容を入力して「OK」
署名の内容を入力して「OK」

署名の編集スペースに内容を入力し、「OK」をクリックして設定が完了です。

Dr.オフィス

メールを新規作成してみよう!

Outlookの「署名」
署名が挿入されている

メールを新規作成すると、署名が自動で挿入されています。

Outlookの署名を自動挿入する、しない方法

すでに作ってある署名を、自動で挿入したり、逆に手動で挿入したいこともあると思います。

(なし)をクリックする
「既定の署名の選択」

そんなときは「既定の署名の選択」」ですぐに設定できます。

手順についてはこちら「≫Outlookで署名を自動挿入する・しない方法!返信にも簡単!」で分かりやすく解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

Outlookの署名を変更するには

「署名とひな形」
「署名とひな形」

署名の内容や名前も「署名とひな形」ダイアログボックスから変更できます。

また、挿入される署名の変更も簡単です。

詳しい手順はこちら「≫Outlookで署名を「変更」しよう!初心者にも分かりやすい解説!」で解説しています。

署名のおすすめテンプレートを紹介

20種類の署名
20種類の署名

Outlookの署名はMicrosoftのテンプレートを使うと、簡単におしゃれでプロ並みな署名に変身します。

使い方や編集の仕方についてこちら「≫Outlookの署名にテンプレートを使おう!簡単におしゃれでプロ並みの仕上がりに!」で解説しています。

署名に画像を挿入するには

画像を挿入できる
画像を挿入できる

Outlookでは、署名に画像を挿入するのも簡単です。

サイズの変更もOutlookで可能です。

こちら「≫Outlookの署名に画像を入れよう!便利技やよくある疑問も解説!」では、画像の調整や知っておきたい便利機能を解説しています。

Outlookの署名を移行(エクスポート)する方法

データフォルダに簡単アクセスする方法
データフォルダに簡単アクセスする方法

Outlookの署名は、メールデータと別に移行の作業が必要です。

とはいっても、署名のデータフォルダにアクセスしてコピーを取るだけ、といった簡単な作業になっています。

下記が署名データのアドレスです。

C:\Users\PCのユーザー名\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

詳しい手順などについてはこちら「≫Outlookの署名を移行する方法!フォルダのコピーで簡単にできる」の解説を読んでください。

web版Outlookで署名を設定するには

web版Outlookでも署名を設定できます。(Microsoftアカウントが必要です。)

ここまで進めば簡単
web版の署名設定の手順

インストール版とは見た目が違いますが、操作や設定はとっても簡単なのでこちら「≫Outlookのweb版(365)で署名を挿入しよう!初めてでも簡単設定!」を読んでください。

署名を設定するポイントまとめ

今回はOutlookの名刺のような機能、署名について解説しました。

署名を設定するときは見やすい(わかりやすい)ことに加えて、印象に残りやすければもっと良いかなと思います。

最後にもう一度、署名を設定する手順を振り返ってみましょう。

おさらい
  1. 「ファイルタブ」を開く
  2. 「オプション」を選択する
  3. 「メール」→「署名」の順にクリック
  4. 「署名」→「新規作成」の順にクリック
  5. 「署名の名前」を入力する(例:ビジネス用など)
  6. 署名の内容を入力して「OK」をクリック
  7. 「新しいメール」を作成すると、メールの終わりに署名が挿入されています。

ぜひ署名を使いこなし、業績No.1を目指しましょう。

またOutlookでのメールのやり取りが多い人には「仕分けルール」も欠かせませんね。自動振り分け以外にも転送や削除といった処理もできるので、この機会に設定を見直してみるのもいいでしょう。

詳しくはこちら「≫Outlookで仕分けルールを決めよう!メール整理の王道を解説」を読んでください。

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