ワード初心者
ワード文書の初めに『季語』とかが入って、しっかりした文章から始まることが多いけど、みんな自分で考えてるの？
文書の書き出しの『拝啓・敬具』などは【頭語結語】の機能だよ！
そして、季語などを入れて、文書を渡す相手に合わせた文を作成するのは時候の【あいさつ文】機能だよ。あいさつ文は、数種類の定型文が用意されているので、とても便利だよ！
Dr.オフィス
今回は、文書を作成する際に使うと便利な『あいさつ文』や『入力オートフォーマット』について解説します。
ワードでは、あらかじめ用意されている『あいさつ文』で、ビジネス文書を作成できるので、とてもスムーズに作成できます。
- 「拝啓」の横にスペースを空けた位置にカーソルを置く。
- 『挿入』タブの『あいさつ文』を押して『あいさつ文の挿入』を選択する。
- 「月のあいさつ」「安否のあいさつ」「感謝のあいさつ」をそれぞれ選び『OK』ボタンを押す。
入力の手間を省いて挿入できる機能ですと、「今日の日付」も便利です。
こちら≫「今日の日付を自動更新！」をお読みいただくと、文書にリアルタイムの日付を簡単に挿入できたり、ワードを開くたびに日付を更新する、といった事が出来るようになります。
※本記事は『OS：Windows10』画像は『Wordのバージョン：Office365』を使用しています。
目次
ワード文書のあいさつ文って何？
どのような『あいさつ文』があるのか、見てみましょう。
↑赤で囲っている部分が『あいさつ文』になります。
このようなビジネス文書を作成する場合に、
- 時候のあいさつは何てかこう？
- 頭語と結語は合っているのかな？
など、調べながら文書を作成すると、本題に入るまでに時間を要してしまいます。
ワードには、便利な機能がたくさん用意されています。
便利な『あいさつ文』と『頭語と結語』の機能を使ってビジネス文書を作成しましょう。
ワードの入力オートフォーマットで頭語と結語
ワードで頭語と結語を入力してみましょう。
↑『拝啓』を入力して確定し、改行します。
↑改行されると、右端に『敬具』が自動入力されました。
↑『拝啓』と『敬具』の間に文字を入力しても、 『敬具』は 右寄せに配置されたまま下に改行されていきます。
このように、セットになった『頭語と結語』は 、あらかじめ ワードに用意されています。
- 拝啓-敬具
- 前略-早々
- 謹啓-謹白
- 冠省-早々 など
ワードでは『オートコレクト』という機能に、頭語を入力すると自動的に結語が入力されるようになっています。
頭語と結語はセットで登録されているので、頭語と結語を間違えるミスなどがなくなります。
ワードにあいさつ文を入力しよう
先ほどの頭語と結語に『あいさつ文』を挿入しましょう。
↑『拝啓』にスペースを空け、カーソルを置きます。
挿入タブの『あいさつ文』を開き、『あいさつ文の挿入』をクリックします。
↑あいさつ文のダイアログボックスが表示されました。
『月』は自動的に現在の月が表示されます。
❶『月のあいさつ』❷『安否のあいさつ』❸『感謝のあいさつ』を選びます。
文書を送る相手に合わせて選択してみましょう。
すべてを選んだらOKを押します。
↑頭語に続いて『あいさつ文』の挿入ができました。
続いて『本文（要件）』を書いていくような流れになります。
頭語結語が表示されない⁉オートコレクトの設定
『拝啓（頭語）』を入力したのに『敬具（結語）』が表示されない場合は、オートコレクトの設定内容を確認してみましょう。
↑『Alt→T→O』を押すと『ワードのオプション』が開きます。
↑ファイルタブを開き、左下の『オプション』からでも開けます。
↑文章構成の『オートコレクトのオプション』を選択しましょう。
↑入力オートフォーマットを開きます。
『頭語に対応する結語を挿入する』にチェックが入っていない場合は、頭語を入力しても結語が表示されません。
チェックを入れてすべてOKを押して閉じましょう。
頭語のチェック欄の上の『’記’などに対応する’以上’を挿入する』にもチェックを入れておこう！
Dr.オフィス
『記』と『以上』の自動入力
文書内容の詳細を『記』と『以上』で伝えます。
↑『記』を入力して確定し、改行しましょう。
↑『記』が中央寄せになり、1行改行されて右寄せで『以上』が自動入力されました。
『記』と『以上』の間に詳細を入力します。
↑頭語と結語や、あいさつ文の機能を使い文書を作成できました。
ちなみに今回は「令和1年10月10日」という日付も、ワードの機能で簡単にリアルタイムの日付を入力しています。
こちら≫「今日の日付を自動更新しよう！」をお読みいただくと、設定方法などを分かりやすく覚えられますのでスムーズな文書作成にお役立てください。