【ワードのあいさつ文】ビジネス文書も定型文で簡単入力!

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ワード初心者

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ワード文書の初めに『季語』とかが入って、しっかりした文章から始まることが多いけど、みんな自分で考えてるの?

文書の書き出しの『拝啓・敬具』などは【頭語結語】の機能だよ!
そして、季語などを入れて、文書を渡す相手に合わせた文を作成するのは時候の【あいさつ文】機能だよ。あいさつ文は、数種類の定型文が用意されているので、とても便利だよ!

Dr.オフィス

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今回は、文書を作成する際に使うと便利な『あいさつ文』や『入力オートフォーマット』について解説します。

ワードでは、あらかじめ用意されている『あいさつ文』で、ビジネス文書を作成できるので、とてもスムーズに作成できます。

あいさつ文を挿入する簡単ステップ(拝啓、敬具を入力した状態から)
  1. 「拝啓」の横にスペースを空けた位置にカーソルを置く。
  2. 『挿入』タブの『あいさつ文』を押して『あいさつ文の挿入』を選択する。
  3. 「月のあいさつ」「安否のあいさつ」「感謝のあいさつ」をそれぞれ選び『OK』ボタンを押す。

入力の手間を省いて挿入できる機能ですと、「今日の日付」も便利です。

こちら≫「今日の日付を自動更新!」をお読みいただくと、文書にリアルタイムの日付を簡単に挿入できたり、ワードを開くたびに日付を更新する、といった事が出来るようになります。

※本記事は『OS:Windows10』画像は『Wordのバージョン:Office365』を使用しています。

ワード文書のあいさつ文って何?

どのような『あいさつ文』があるのか、見てみましょう。

あいさつ文
あいさつ文

↑赤で囲っている部分が『あいさつ文』になります。

このようなビジネス文書を作成する場合に、

  • 時候のあいさつは何てかこう?
  • 頭語と結語は合っているのかな?

など、調べながら文書を作成すると、本題に入るまでに時間を要してしまいます。

ワードには、便利な機能がたくさん用意されています。

便利な『あいさつ文』と『頭語と結語』の機能を使ってビジネス文書を作成しましょう。

ワードの入力オートフォーマットで頭語と結語

ワードで頭語と結語を入力してみましょう。

『拝啓』を入力
『拝啓』を入力

↑『拝啓』を入力して確定し、改行します。

敬具
敬具

↑改行されると、右端に『敬具』が自動入力されました。

右寄せのまま改行
右寄せのまま改行

↑『拝啓』と『敬具』の間に文字を入力しても、 『敬具』は 右寄せに配置されたまま下に改行されていきます。

このように、セットになった『頭語と結語』は 、あらかじめ ワードに用意されています。

  • 拝啓-敬具
  • 前略-早々
  • 謹啓-謹白
  • 冠省-早々 など

ワードでは『オートコレクト』という機能に、頭語を入力すると自動的に結語が入力されるようになっています。

頭語と結語はセットで登録されているので、頭語と結語を間違えるミスなどがなくなります。

ワードにあいさつ文を入力しよう

先ほどの頭語と結語に『あいさつ文』を挿入しましょう。

あいさつ文の挿入
あいさつ文の挿入

↑『拝啓』にスペースを空け、カーソルを置きます。

挿入タブの『あいさつ文』を開き、『あいさつ文の挿入』をクリックします。

あいさつ文のダイアログボックス
あいさつ文のダイアログボックス

↑あいさつ文のダイアログボックスが表示されました。

『月』は自動的に現在の月が表示されます。

❶『月のあいさつ』❷『安否のあいさつ』❸『感謝のあいさつ』を選びます。

文書を送る相手に合わせて選択してみましょう。

すべてを選んだらOKを押します。

あいさつ文の挿入完了
あいさつ文の挿入完了

↑頭語に続いて『あいさつ文』の挿入ができました。

続いて『本文(要件)』を書いていくような流れになります。

頭語結語が表示されない⁉オートコレクトの設定

『拝啓(頭語)』を入力したのに『敬具(結語)』が表示されない場合は、オートコレクトの設定内容を確認してみましょう。

ワードのオプション
ワードのオプション

↑『Alt→T→O』を押すと『ワードのオプション』が開きます。

ファイルタブから開く
ファイルタブから開く

↑ファイルタブを開き、左下の『オプション』からでも開けます。

オートコレクト
オートコレクト

↑文章構成の『オートコレクトのオプション』を選択しましょう。

入力オートフォーマット
入力オートフォーマット

↑入力オートフォーマットを開きます。

『頭語に対応する結語を挿入する』にチェックが入っていない場合は、頭語を入力しても結語が表示されません。

チェックを入れてすべてOKを押して閉じましょう。

頭語のチェック欄の上の『’記’などに対応する’以上’を挿入する』にもチェックを入れておこう!

Dr.オフィス

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『記』と『以上』の自動入力

文書内容の詳細を『記』と『以上』で伝えます。

『記』の入力
『記』の入力

↑『記』を入力して確定し、改行しましょう。

『記』と『以上』
『記』と『以上』

↑『記』が中央寄せになり、1行改行されて右寄せで『以上』が自動入力されました。

『記』と『以上』の間に詳細を入力します。

文書の完成
文書の完成

↑頭語と結語や、あいさつ文の機能を使い文書を作成できました。

ちなみに今回は「令和1年10月10日」という日付も、ワードの機能で簡単にリアルタイムの日付を入力しています。

こちら≫「今日の日付を自動更新しよう!」をお読みいただくと、設定方法などを分かりやすく覚えられますのでスムーズな文書作成にお役立てください。

Dr.オフィス

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ワードの使い方について 初心者から上級者までわかりやすく解説しています。 ワードについてわからないことや気になることなどございましたら是非、コメントからご質問ください。

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