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【ワードのあいさつ文】ビジネス文書も定型文で簡単入力!

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ワード初心者

ワード初心者

ワード文書の初めに『季語』とかが入って、しっかりした文章から始まることが多いけど、みんな自分で考えてるの?

文書の書き出しの『拝啓・敬具』などは【頭語結語】の機能だよ!
そして、季語などを入れて、文書を渡す相手に合わせた文を作成するのは時候の【あいさつ文】機能だよ。あいさつ文は、数種類の定型文が用意されているので、とても便利だよ!

Dr.オフィス

Dr.オフィス

今回は、文書を作成する際に使うと便利な『あいさつ文』や『入力オートフォーマット』について解説します。

ワードでは、あらかじめ用意されている『あいさつ文』で、ビジネス文書を作成できるので、とてもスムーズに作成できます。

あいさつ文を挿入する簡単ステップ(拝啓、敬具を入力した状態から)
  1. 「拝啓」の横にスペースを空けた位置にカーソルを置く。
  2. 『挿入』タブの『あいさつ文』を押して『あいさつ文の挿入』を選択する。
  3. 「月のあいさつ」「安否のあいさつ」「感謝のあいさつ」をそれぞれ選び『OK』ボタンを押す。

入力の手間を省いて挿入できる機能ですと、「今日の日付」も便利です。

こちら≫「今日の日付を自動更新!」をお読みいただくと、文書にリアルタイムの日付を簡単に挿入できたり、ワードを開くたびに日付を更新する、といった事が出来るようになります。

※本記事は『OS:Windows10』画像は『Wordのバージョン:Office365』を使用しています。

ワード文書のあいさつ文って何?

どのような『あいさつ文』があるのか、見てみましょう。

あいさつ文
あいさつ文

↑赤で囲っている部分が『あいさつ文』になります。

このようなビジネス文書を作成する場合に、

  • 時候のあいさつは何てかこう?
  • 頭語と結語は合っているのかな?

など、調べながら文書を作成すると、本題に入るまでに時間を要してしまいます。

ワードには、便利な機能がたくさん用意されています。

便利な『あいさつ文』と『頭語と結語』の機能を使ってビジネス文書を作成しましょう。

ワードの入力オートフォーマットで頭語と結語

ワードで頭語と結語を入力してみましょう。

『拝啓』を入力
『拝啓』を入力

↑『拝啓』を入力して確定し、改行します。

敬具
敬具

↑改行されると、右端に『敬具』が自動入力されました。

右寄せのまま改行
右寄せのまま改行

↑『拝啓』と『敬具』の間に文字を入力しても、 『敬具』は 右寄せに配置されたまま下に改行されていきます。

このように、セットになった『頭語と結語』は 、あらかじめ ワードに用意されています。

  • 拝啓-敬具
  • 前略-早々
  • 謹啓-謹白
  • 冠省-早々 など

ワードでは『オートコレクト』という機能に、頭語を入力すると自動的に結語が入力されるようになっています。

頭語と結語はセットで登録されているので、頭語と結語を間違えるミスなどがなくなります。

ワードにあいさつ文を入力しよう

先ほどの頭語と結語に『あいさつ文』を挿入しましょう。

あいさつ文の挿入
あいさつ文の挿入

↑『拝啓』にスペースを空け、カーソルを置きます。

挿入タブの『あいさつ文』を開き、『あいさつ文の挿入』をクリックします。

あいさつ文のダイアログボックス
あいさつ文のダイアログボックス

↑あいさつ文のダイアログボックスが表示されました。

『月』は自動的に現在の月が表示されます。

❶『月のあいさつ』❷『安否のあいさつ』❸『感謝のあいさつ』を選びます。

文書を送る相手に合わせて選択してみましょう。

すべてを選んだらOKを押します。

あいさつ文の挿入完了
あいさつ文の挿入完了

↑頭語に続いて『あいさつ文』の挿入ができました。

続いて『本文(要件)』を書いていくような流れになります。

頭語結語が表示されない⁉オートコレクトの設定

『拝啓(頭語)』を入力したのに『敬具(結語)』が表示されない場合は、オートコレクトの設定内容を確認してみましょう。

ワードのオプション
ワードのオプション

↑『Alt→T→O』を押すと『ワードのオプション』が開きます。

ファイルタブから開く
ファイルタブから開く

↑ファイルタブを開き、左下の『オプション』からでも開けます。

オートコレクト
オートコレクト

↑文章構成の『オートコレクトのオプション』を選択しましょう。

入力オートフォーマット
入力オートフォーマット

↑入力オートフォーマットを開きます。

『頭語に対応する結語を挿入する』にチェックが入っていない場合は、頭語を入力しても結語が表示されません。

チェックを入れてすべてOKを押して閉じましょう。

頭語のチェック欄の上の『’記’などに対応する’以上’を挿入する』にもチェックを入れておこう!

Dr.オフィス

Dr.オフィス

『記』と『以上』の自動入力

文書内容の詳細を『記』と『以上』で伝えます。

『記』の入力
『記』の入力

↑『記』を入力して確定し、改行しましょう。

『記』と『以上』
『記』と『以上』

↑『記』が中央寄せになり、1行改行されて右寄せで『以上』が自動入力されました。

『記』と『以上』の間に詳細を入力します。

文書の完成
文書の完成

↑頭語と結語や、あいさつ文の機能を使い文書を作成できました。

ちなみに今回は「令和1年10月10日」という日付も、ワードの機能で簡単にリアルタイムの日付を入力しています。

こちら≫「今日の日付を自動更新しよう!」をお読みいただくと、設定方法などを分かりやすく覚えられますのでスムーズな文書作成にお役立てください。

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